様々なビジネスの「書類」を適切に表現する英語をご紹介します。
「書類」を英語で表現すると？
1. Document
最も一般的な書類の表現です。
文章、画像、図表などの情報を含む、紙やデジタルの文書です。
The legal team is working on drafting a new document for the contract.
法務チームは契約書のための新しい文書を作成しています。
2. File
電子書類やデジタルドキュメントを意味することが多いです。
紙の書類をまとめて綴じた状態の書類も意味します。
I need to send you the file containing the project details. Could you please provide me with your email address?
プロジェクトの詳細を含む書類を送りたいので、メールアドレスを教えていただけますか？
The secretary will help you file the documents in the cabinet.
秘書が書類をキャビネットに整理する手伝いをします。
3. Record
特定の情報やデータを記録した書類やファイルです。
特に、組織や企業によって保管される重要な情報を指す場合に使用されます。
The company keeps a record of all financial transactions.
会社はすべての財務取引書類を保管しています。
4. Paperwork
手続きの文書です。例えば、契約書、申請書、署名された文書などが含まれます。
The new employee was asked to fill out some paperwork for HR on the first day.
新しい社員は初日に人事部に書類を記入するよう言われました。
5. Report
特定の調査や出来事に関する詳細な情報がまとめられた書類で、報告書や調査報告書などがあります。
The marketing team presented their quarterly report to the management.
マーケティングチームは四半期報告書類を経営陣に提示しました。
The investigative journalist is working on a report about environmental pollution.
調査ジャーナリストが環境汚染に関する書類を作成しています。
6. Form
特定の情報を記入するために特別な書式で作られた書類を指します。
申込用紙やアンケートなどがフォームに該当します。
Please fill out the registration form to sign up for the workshop.
ワークショップに申し込むには登録用の書類に記入してください。
7. Certificate
特定の資格や成果を証明する公式の書類を指します。資格証明書などがこれに当たります。
The workshop participants were awarded certificates of completion at the end of the course.
ワークショップ参加者はコース終了時に修了証明の書類を授与されました。
8. Agreement
二つ以上の当事者間で合意された条件や規則が記載された、契約書や合意書などです。
Both parties signed the agreement to formalize their business partnership.
双方が正式なビジネスパートナーシップとなるため、契約書類に署名しました。
9. Invoice
商品やサービスの代金を記載した請求書類です。
The supplier issued an invoice to the company for the ordered goods.
サプライヤーは注文した商品の請求書を会社に発行しました。
10. Memorandum (Memo)
組織内で情報共有や通信のために使用される書類で、短い文書で重要な情報を伝えることが主な目的です。
The manager sent a memorandum to all employees about the upcoming office relocation.
マネージャーはオフィスの移転について全ての従業員にメモの書類を送りました。
11. Material
広範囲の資料を指す言葉で、書類以外の形式の情報も含みます。
例えば、写真、動画、プレゼンテーション資料、実験データなども、Material と表現されます。
The marketing department prepared promotional materials for the product launch.
マーケティング部門は商品のローンチに向けてプロモーションの書類を準備しました。
12. Handout
講義やプレゼンテーションなどで配布される資料を指します。
Participants received a handout with key points and takeaways from the workshop.
参加者はワークショップの重要なポイントと要点が記載された書類を受け取りました。
その他、ビジネス関連書類の英語表現
添付書類 Attached document
Please find the attached document for your reference and further details.
参考および詳細については添付書類をご覧ください。
参考書類 Reference document
The employee was asked to review the reference documents before the meeting.
その従業員は会議前に参考資料を確認するように求められました。
議事録 Minutes
The secretary took notes during the meeting and prepared the minutes afterward.
秘書が会議中にメモを取り、その後議事録を作成しました。
提案書 Proposal
The marketing team presented their proposal for a new advertising campaign.
マーケティングチームは新しい広告キャンペーンの提案書を発表しました。
説明書 Manual
The user manual provides step-by-step instructions on how to assemble the product.
取扱説明書には製品の組み立て方法がステップバイステップで説明されています。
報告書 Report
The research team presented their findings in a detailed report.
研究チームは詳細な報告書で調査結果を発表しました。
プレゼンテーション資料 Presentation Material
The presenter used visual aids as part of the presentation material to enhance understanding.
発表者は理解を深めるためにプレゼンテーション資料のひとつとして視覚教材を使いました。
見積書 Quotation/Estimate
The company provided a detailed quotation for the construction project.
その会社は建設プロジェクトに対して詳細な見積書を提供しました。
契約書 Contract
The legal team reviewed and revised the contract before finalizing it with the client.
法務チームはクライアントと最終的な契約を締結する前に契約書を見直し、修正しました。
申請書 Application
The application process for the scholarship required a letter of recommendation.
奨学金の申請プロセスには推薦状が必要でした。
納品書 Delivery Note
The warehouse personnel checked the items received against the delivery note.
倉庫のスタッフは納品書と照らし合わせて受け取った商品を確認しました。
仕様書 Specification
The client provided specific requirements that should be met as per the project specification.
クライアントはプロジェクトの仕様書に基づいて、満たすべき具体的な要件を提示しました。
見本 Sample Book
The sales representative showed the customer a sample book of different fabric options.
営業担当者は顧客にさまざまな生地オプションの見本帳を見せました。
明細書 Invoice
The accounting department sent out the monthly invoices to the clients for the services provided.
会計部は提供したサービスに対してクライアントに毎月の明細書を送信しました。
履歴書 Resume/CV
The HR manager reviewed the CVs of all applicants before scheduling interviews.
人事マネージャーは面接をスケジュールする前に全応募者の履歴書を見ました。
決算書 Financial Statement
Investors carefully reviewed the financial statement before making investment decisions.
投資家は投資判断をする前に決算書を注意深く見ました。
請求書 Invoice/Bill
The company sent out invoices to all its clients at the end of the month.
会社は月末に全ての顧客に請求書を送信しました。
領収書 Receipt
After the purchase, the cashier handed the customer a receipt as proof of payment.
購入後、レジ係が顧客に支払いの証拠として領収書を手渡しました。
まとめ
書類の内容に合った単語を使うことで、冗長な表現を避けることが出来ます。
的確にクリアに話せるよう、様々な「書類」を指す英単語を用意しておきましょう。
