ビジネス英語を書く

実用的!とネイティブが褒めた|ビジネス英語メールの書き出し文例集

2017.09.13
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英語メールの書き出しに使えるネイティブの例文

事務的なお知らせの、英語メール
仕事でお世話になった人への、お礼メール
クレームに対するお詫びのメール

仕事の中で、メールを出す機会は非常に多いですが、英語でメールを書くとき、その書き出し部分で悩んでしまった経験はありませんか?

伝えるべき事柄は決まっているのに、出だしつまずくのは、もどかしいですよね。

英語のビジネスメールは、冒頭で「メールの目的」が読み取れるように書くのが鉄則です。ですから、内容の性格によって、その書き出しが違ってきます。

では、具体的にどんなフレーズを使えば良いのか?

今回は、メールでのビジネスコミュニケーションで大切な、「書き出し」の部分にフォーカスをあて、事務的なお知らせ、良い知らせや悪い知らせ、感謝・お詫び・お礼のメールなど、様々なケース毎に分けて、ネイティブ講師が作った、使えるフレーズをご紹介します。

 

英語のビジネスメール – 件名の書き方

ビジネスメールの件名は、内容を「読んでもらう」ために、とても大切な欄です。

毎日、何十、何百と受信するメールの中には、不要なセールスメールや優先順位の低いものがあり、あなたはその「件名」と「発信者」の部分を見て、読むか削除するか、後回しにするかを判断しているはずです。

ですから件名は、それを見ればメールの概要が分かるような、具体的かつ適切なものを記入すべきです。

<ビジネスメール件名の例>

Inquiry regarding Product No. 1111(製品についての問い合わせ)

Inquiring about your estimation for the price of XXX(見積もりについての問い合わせ)

Requesting a catalogue of your new line of products(カタログの請求)

Amended draft of non-disclosure agreement(ドラフトの修正版)

Sales Meeting on October 6(セールス会議のお知らせ)

Changing the date of our appointment on October 6(アポイントメントの変更)

Thank you for your help during the summit(お礼)

どうでしょう?

こんな風に具体的に書いてあれば、件名から内容の想像がつき、読まずに削除するという事はないでしょう。

緊急のメールの件名の書き方

早急に返事や対応が必要なメールの場合は、件名欄にUrgent を入れます。それに加え、起して欲しいアクションについて、期限を一緒に明記しておくと、より効果的です。

<例>
——————————————
Urgent: sales agreement draft check required before October 19, 2017
——————————————

英語メールの件名を書く際の注意点

内容が想像できない抽象的な件名は避けましょう。ジャンクメールと間違われたり、開封を後回しにされてしまいます。

たとえば、下記のような件名はNGです。
—————–
Hello
Thank you
How are you?
Present for you
Question
—————–

 

ビジネスメールの宛名の書き方

英語のビジネスメールでの宛名の書き方

名前は、どうしても分からない場合を除き、出来るだけ書くようにしましょう。適切な相手、担当者に届き、確実に読まれるようにするためです。

 

 

 

 

担当者の名前が分かる場合の「宛名」の書き方

男性の場合 : Dear Mr. John Smith, または、Dear Mr. Smith,
女性の場合 : Dear Ms. Jane Smith, または、Dear Ms. Smith,

同僚など、相手があなたにとって親しい人であれば、そのままファーストネームを使っても良いでしょう。

Dear John,
Hello George,
Hi Sarah,

※ Miss. や Mrs. はビジネスの場では使用を避けましょう。未婚・既婚の別は、仕事上関係ありません。未婚・既婚を確認するのも大変ですし、万一間違えてしまった場合、相手の気持ちを害する原因にもなります。

部署名だけ分かる場合の「宛名」の書き方

名前が分からなくても、部署が分かれば、それを書きましょう。下記のようになります。

————————————————-
Dear Human Resources Department staff
Dear Hiring Manager, ABC Co., Ltd.
To Whom it May Concern; c/o Product Development Department Manager
————————————————-

相手の名前が分からない場合の「宛名」の書き方

担当者の名前が、どうしても分からない場合もあるでしょう。

相手の性別だけでも分かっている場合は、下記のように書きましょう。
男性: Dear Sir,
女性: Dear Madam,

性別も分からない場合は、下記のように書きます。
– Dear Sir or Madam,
– Dear Sirs or Madams,(複数の場合)
– Dear all,(複数の場合)

To Whom it May Concern:

担当者も、担当部署名も分からない場合は、
To Whom It May Concern:
としても良いでしょう。

非常に便利でよく使われる表現です。

 

英語メールの書き出し – ネイティブ講師が教える、フレーズ集

いよいよ、本文です。メールの目的を示す1行目をどんな風に書けば良いのか、具体的にネイティブが作ったフレーズをみていきましょう。

初めての相手へのメールの書き出し(自己紹介)

初めてメールする相手の場合は、書き出しの部分に、あなたの名前、部署名、(社外であれば会社名)を書き、その後にメールの目的を書くことで、相手が理解しやすいメールとなります。

必要な場合は、自社の簡単な説明も入れると良いでしょう。

 

<社外の場合>
サンプル1
———————————————————————
I hope you do not mind my contacting you out of blue. My name is Yoko Ito of the financial division at ABC Corporation. I came across your website at www.example.com and found your new accounting service XXX very interesting.

突然のご連絡で、失礼いたします。私は、伊藤洋子と申しまして、ABC社の財務部の者です。貴社のウェブサイトwww.example.comを拝見し、新しいXXXアカウンティングサービスに大変興味を持っております。

社名と部署、どうしてメールをするに至ったかが明記されています。
———————————————————————

サンプル2
———————————————————————
My name is Akiko Yamada, from ABC Corporation. ABC is a food processing company based in Tokyo, Japan and I am the person in charge of logistics in the Asia-Pacific region. I am very interested in your “XXX distributing service” which your company released last Monday.

ABC社の山田明子と申します。ABCは、日本の東京にあります食品加工会社で、私はアジア太平洋地域のロジスティクスを担当しております。貴社が先週の月曜にリリースされえたXXXディストリビューション・サービスに大変興味を持っております。

会社の簡単な説明、そしてどんな目的でメールをしているかが分かります。
———————————————————————

サンプル3
———————————————————————
My name is Taro Sato, senior director of sales for ABC Corporation. Our company is involved in trading and is specialized in textiles. Mr. John Smith from XYZ Corporation gave me your email address and recommended that I should contact you.

私はABC社の販売部門のシニアディレクターをしております、佐藤太郎と申します。当社は特に繊維に特化した貿易会社です。XYZ社のジョン・スミスさんからメールアドレスを頂き、ご連絡をするよう勧めて頂きました。

会社の説明と、どういう経緯でメールアドレスを得て、連絡しているかが分かります。
———————————————————————

 

<社内の場合>
サンプル1
———————————————————————
I am Yukiko Tanaka from the marketing department. I am writing to inform you that we’re planning to hold a sales meeting next week.

私は、マーケティング部の田中由紀子です。来週、セールスミーティングを開催しますので、お知らせいたします。
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サンプル2
———————————————————————
I am Taro Takahashi, of human resources. As announced in the previous general staff meeting, we are now researching the current status of working overtime in each division.

人事部の高橋太郎です。前回のスタッフの全体会議で発表したとおり、現在、各部署の残業状況を調査しています。
———————————————————————

サンプル1.2ともに、そのメール目的が最初のパラグラフで読み取れます。

 

なお、自己紹介の仕方については、「ビジネスを成功に導く!英語の自己紹介と挨拶、コツと例文90選」にてご紹介しています。

会社の業界や業種の説明など、会社の紹介の仕方や、自分の担当や役割を説明して自己紹介をする方法など、ネイティブが作ったフレーズが載っています。

そちらも参考に、あなたの状況にカスタマイズして使ってください。

 

内容に入る前の前文 – ちょっとした心遣いの言葉

社内メールの場合、前文を省略していきなり始めて構いませんが、前に一言、相手を思いやる言葉があると、好印象です。

It was good to talk with you over the phone last Monday.

I trust that you are keeping well.

I expect you are keeping well.

I hope you are well.

I hope you are doing well.

How are you doing? (かなりカジュアルです。親しい同僚の場合にのみ、使いましょう。)

 

お知らせメールの書き出し

事務的なお知らせは、以下のような表現で始めます。お知らせ事項は、電話より、記録に残せるメールになる事が多いため、特に使用頻度が高いフレーズです。

※下に行くにつれて、カジュアルな、くだけた表現になります。相手や状況によって使い分けましょう。

I am writing with reference to __.

Please be informed that __. / Please be advised that __.

As promised over the phone, I’d like to inform you of the current situation regarding the paid holidays taken in our division.
お電話でお話ししましたとおり、うちの部署での有給取得の状況をお知らせします。

I am writing you to inform that we have received the samples of your new line of products.
新製品のサンプルを受け取りました。

This is to inform you that we will be conducting our server maintenance from 2am to 5am on October 1.
10月1日の午前2:00~5:00まで、サーバーのメンテナンスを行います。

I just thought I’d let you know that __

I’m writing to tell you about __

I am writing to let you know that __.

良いニュースを知らせる時の、メールの書き出し

冒頭にポジティブな言葉が並ぶため、読み手は、その後に良い知らせが続く事が分かります。どんな内容なのか、ワクワクしますね。

I am pleased to be able to inform you that we have achieved our sales goals for the second quarter of this year.
今年の第二四半期の販売目標を達成しましたので、お知らせします。

I am delighted to inform you that Mr. Smith will join us as a sales consultant from next month.
来月より、スミスさんがセールスコンサルタントとして参加してくださる事になりました。

We are really happy to inform you that we have launched our new project in Singapore , as scheduled.
予定どおり、シンガポールの新しいプロジェクトが立ち上がりました事をお知らせします。

 

悪いニュースを知らせる時の、メールの書き出し

悪いニュースを知らせるのは気がひけますが、ハッキリと事実を知らせ、その背景や理由も出来るだけ説明するようにしましょう。

I am sorry to inform you that our meeting will be postponed until next Wednesday, because of the delayed arrival of the new sales adviser.
新しいセールスアドバイザーの到着が遅れますので、会議は次の水曜日まで延期となります。

I am sorry to have to inform you that the negotiations with XXX Corporation, which we had been dealing with for the last 2 months, have broken off. We were unable to reach a mutual agreement due to some conflicts, especially in the shareholding portion.
残念ながら、2ヶ月間にわたって取り組んできましたXXX社との交渉は不調に終わりました。株式の持ち分など、いくつかの点で合意に達することが出来ませんでした。

I (deeply) regret to inform you that the position you applied for was just filled by another candidate.
非常に残念ですが、応募いただきましたポジションは、他の方の採用が決まりました。

Unfortunately, we have no choice but to abandon some of our brands, due to a serious decline in revenue for the past few years.
残念ですが、過去数年間の深刻な収入の落ち込みから、いくつかのブランドを閉鎖する他ないという結論に達しました。

I really regret to have to say this, but your documentation doesn’t meet our standards.
申し上げにくいのですが、あなたの書類は基準を満たしていません。

I am afraid I won’t be able to attend the meeting this afternoon due to an urgent business situation that I have to deal with.
恐縮ですが、急な仕事のため、午後のミーティングに参加する事ができません。

I am extremely regretful to tell you this, but I have to decline your offer this time. I have just accepted another offer, and I will be occupied with it for the next few weeks.
本当に残念なのですが、今回のオファーはお断りさせて頂きます。他のオファーを受けたばかりでして、数週間はそちらに掛かり切りになります。

 

問い合わせメールの書き出し

メールで問い合わせをする時の書き出し例です。

I would like to enquire about the changes of regulation put in force in your city last month.
あなたの都市で先月施行された規則の変更について、伺わせて下さい。

I am writing with reference to the current status of XXX Project. We have a number of questions which we hope you will be able to answer.
XXXプロジェクトの現在の状況についてご連絡します。いくつか質問がありますので、ご回答いただけると助かります。

I would be interested in finding out more about __.

I would be grateful if you would send me some information on the new service you’re going to release in the next month.
来月リリースのサービスにつ、情報を頂けると有難いです。

I would really appreciate it if you could provide me with some information on __.

What is happening with __? (この表現は非常にカジュアルですので、特に親しい間柄の人にのみ使いましょう。)

 

電話での問い合わせの仕方については、「英語での電話の問い合わせが解決!状況別にネイティブが作ったフレーズと例文集」でご紹介しています。

社内だけでなく、社外向けの電話でも使える、お問合せの英語フレーズが並んでいます。「電話の英語は苦手」と思われる方は必見です。併せてお読みください。

 

メールでお願い事をする時

相手の忙しさや都合に配慮する言葉を入れられると、好印象です。

I understand you must be extremely busy at this time of the year, but I would really appreciate it if you could __.

Could/Would you please __?

Would it be possible for you to change your vacation schedule as I anticipate that we will be busy during that time?
その時期は忙しいので、休暇のスケジュールを変えて頂けませんか?

I’m wondering if you could help us by preparing the documents that we have to file to the Ministry at the end of this month.
今月末に省庁に提出しなければならない書類の作成を手伝って頂けないでしょうか。

I would be grateful if you would give me some advice on developing our future business plan in the agricultural industry.
農業部門の将来の事業プランの展開について、アドバイスを頂けると有難いです。

 

急ぎのお知らせや、依頼のメール

緊急の、英語メールの書き出し急ぎのメールについては、件名欄に Urgent: と入れた上、下記のような言葉で、最初の一文でも、緊急である事が分かる表現を入れましょう。また、期限も加えると、相手のより素早い対応を促せて効果的です。

I apologize for this short notice but I am wondering if you could complete the AAA document before November 22?
直前のご連絡となって恐縮ですが、11月22日までにAAA書類を仕上げて頂けませんか。

I am sorry to rush you, but could you please send us the strategic proposal for developing our business in the South-East-Asia region, by next Monday morning?
急かして申し訳ないのですが、来週月曜の朝までに、東南アジア地域での事業展開についての戦略案を送って頂けますか。

I don’t mean to hurry you, but I haven’t received the samples that I asked you to send me by the end of the morning, yet. Could you let me know right away what is happening?
急かしたくはないのですが、午前中までに送って頂くようお願いしたサンプルが届いていません。どういう状況か、すぐに回答いただけますか?

 

クレーム・苦情のメール

クレームや苦情も、上の緊急メールと同様、早い返事や対応を望む場合が多いでしょう。こちらも、書き出しの冒頭で、クレームであること、緊急である事が分かるように書き、その後具体的な状況の通知や、その他相手に望む対応などがあれば、明記しましょう。

I wish to draw your attention to an issue with the delivery of your product XXX. We placed the order on September 3 and it was supposed to reach us in two days. However, we have not received it yet and have not heard anything from you about it. Could you let us know the current delivery status, as well as when you can deliver it, ASAP?
XXXのデリバリーの問題について、ご連絡します。9月3日に発注し、2日後に届くことになっておりましたが、まだ届いておらず、それについての連絡も頂けていません。現在のデリバリーの状況と、いつ届くのか、至急ご連絡下さい。

I am (deeply) disappointed with your new service. It is regrettable that it did not meet our expectations. I plan to stop using it immediately, and also request that you provide a refund for it. Could you let me know what your procedure is with regard to this?
貴社の新しいサービスには、本当に落胆しています。期待をしていたようなものではなく、残念です。すぐに使用を停止し、また返金もお願いしたいと考えております。それに関する手続きをお知らせください。

I regret that I must call your attention to __.

I would be grateful if you could look into __.

 

貰ったメールへの返事

相手からの連絡を受けてのメールなので、with reference toや、further toなど、「(頂いたメールの)~の件について」という表現が重宝します。

Thank you very much for your email.
ご返信、ありがとうございます。

Thank you very much for your spontaneous reply.
素早いお返事、ありがとうございます。

I’m replying to your email dated November 23.
11月23日のメールにお返事させて頂きます。

With reference to your last email regarding the current situation with the XXX project in Dubai, I have some new information that may be of interest to you.
ドバイのXXXプロジェクトの現状について頂きました、この前のメールに関してですが、ご興味をお持ち頂けそうな新しい情報があります。

Further to your email, please be informed that we have now received the revised draft.
頂きましたメールにつきまして、ドラフトの修正版を受け取りましたので、お知らせします。

 

返事が遅れた時のお詫び

何かしらの理由で、相手への返事が遅れた場合のお詫びの言葉の例文です。親しい間柄の場合は短いお詫びの言葉を、まだ親しくなっていない相手であれば、丁寧に、遅れた理由も添えると良いでしょう。

Please accept my sincere apologies for the delay in replying to your email. I was not able to get back to you earlier, as I was occupied with some urgent business.
メールへの返信が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。緊急の仕事がありまして、すぐにお返事する事ができませんでした。

I apologize for the delay in responding to your email. Things here have been extraordinarily busy for the past few days.
ご返信が遅くなりまして、申し訳ございません。ここ数日非常に忙しくしておりました。

Please forgive me for taking so long to reply.

I apologize for replying so late.

I am sorry for my late response.

 

お礼のメール

お礼の英語メールの書き方互いに良い関係を築くため、ほんの小さな事柄でも、感謝はその都度、伝えたいですね。

I am deeply grateful for __.

I would just like to make you aware that we have successfully launched our new line of XXX products. I would like to thank you all for your hard work over the last four months.
新製品XXXを発売する事が出来ましたので、お知らせいたします。4か月間、力を尽くして頂き、皆さんに感謝しております。

I would like to express my sincere thanks for your advice on the project.
プロジェクトにアドバイス頂き、本当に感謝しております。

I would like to take this opportunity to thank you for showing me around your office on Monday. It was a very informative and productive visit for me. I really appreciate that you took the time out to do so, in spite of your busy schedule.
月曜日は、オフィスをご案内頂きまして、ありがとうございました。色々学ぶことが出来、大変実りの多い訪問となりました。お忙しい中、お時間を取って頂きまして、本当に感謝しております。

Thank you for taking the time to see me this morning. It was great to exchange our views and opinions on the circumstances surrounding our current business, and its future.
今朝は、お時間を頂きまして、ありがとうございました。現在のビジネス環境と将来について、意見を交わす事ができて、本当に良かったです。

 

ありがとうの表現については、「英語で感謝!会議で、メールで使える「ありがとう」132フレーズ」でもご紹介しています。こちらも併せてご活用ください。

 

お祝い

感謝の言葉同様、受け取って嫌な気持ちになる人はいませんし、出す方も嬉しい気持になれます。積極的に出して、良い関係を築いていきましょう。

I am writing to send you my warmest congratulations on your  promotion.
昇進、おめでとうございます。

I wish you all the best for your new job.
採用、おめでとうございます。

Congratulations on opening a new shop.
開店、おめでとうございます。

I’m very happy to hear that you will be appointed to be a senior advisor of XXX company.
XXX社のシニアアドバイザーに就任されるとの事で、お喜び申し上げます。

 

お詫びのメール

素早く、真摯に書き、問題の原因や、出来れば今後の対応策なども添えるようにしましょう。

Please accept my sincere apologies for not being able to join your team in spite of your generous offer. Unfortunately, I am booked for another project during the next two months and I don’t think I can contribute as effectively to your team as might be expected, whilst I am involved in another line of business.
せっかくオファー頂いたのにチームに参加する事ができず、大変申し訳ありません。残念ながら、今後2か月は他のプロジェクトが入っており、他の仕事をしながらでは、ご期待に沿えるような効果的なチームへの貢献が出来そうにありません。

Please accept our apologies for the unavailability of the service. We have found some faults with it and are now aiming to fix them. We expect to resume normal operations within 2 days and we will make sure to let you all know as soon as the service becomes available. We are very sorry for any inconvenience this may cause. Thank you very much for your patience and understanding.
サービスが停止しており、申し訳ありません。いくつかの障害が見つかっており、修復をしているところです。2日間で通常のオペレーションを再開の見通しです。サービスをお使い頂けるようになりましたら、皆さまにお知らせ致します。ご不便をおかけしまして、大変申し訳ありませせん。また、お待ち頂き、またご理解を頂きまして、誠にありがとうございます。

First of all, please allow me to apologise for the delay in delivery of XXX. I discovered that the order sheet didn’t get transmitted to the logistics department due to an internal error in communication. Whilst this explains what occurred, I acknowledge that it does not justify it.
まず最初に、XXXの配送が遅れました事をお詫び申し上げます。社内の伝達にミスがあり、オーダー票がロジスティクスに届いておりませんでした。このご説明が、遅れを正当化するものでない事、承知しております。

I appreciate that it’s very late in the day to tell you that will be unable to attend the event, and I do apologise for that.
イベントに参加できない事をお知らせするのが遅すぎるのは承知しております。本当に申し訳ありません。

I must apologise for __

I apologise for any inconvenience that this may cause.
I apologise for any inconvenience that this may have caused.

メールに添付書類を付ける場合

ビジネスメールへの書類や画像の添付は、とても一般的です。添付書類の説明は、下記のような表現で行います。

I have attached the draft.

I’m attaching the photo of the building for your reference.

Attached is a copy of the agreement.

Please find attached a copy of the report.

Please see attached.

The draft of the agreement is as attached.

As you can see in the attachment, Mr. Smith has written some comments on your project proposal paper.

 

まとめ

英語メールを書き慣れていない方も、ご紹介したネイティブの例文の、太字の部分を元にして、前後をアレンジすれば、簡単にビジネスメールを作成できます。

最初の一行、あるいは1パラグラフで、メールの目的を書いてしまえば、あとは、具体的な情報を沿えていくだけです!

アポイントメントのメールであれば時間や場所等を、クレームメールであれば、求める対応策などを書くことで、形になっていきます。

是非、お仕事でご活用ください。

あ、この表現、使ってみたい!ネイティブスピーカーのお墨付き

ビジネスでの挨拶、社交の場、 会議、
テレカンファレンス、交渉、 英語面接、
自己紹介、リーダーシップ、
プレゼンテーション、時事英語、英語メール、
…など。

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