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英語ビジネスメールの件名の書き方と、やってはいけない3つのNG!

2021.12.16
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英語ビジネスメールの件名欄の書き方

英語メールにおいて、件名は非常に重要です。

メールの件名は、そのメールのまさに要点。ビジネスメールで適切な件名を書くことは、メールの遣り取りで生じる間違い防ぎ、互いの労力と時間の効率化にも繋がります。

今回は、英語メールでネイティブがよく使う件名の書き方と、メール件名欄で避けるべき3つの注意点を、例文を交えてご紹介します。

英語で「メールの件名」は何と言う?

メールの件名のことを、英語では Subject または Subject line と言います。

英語メールの鉄則:件名は簡潔かつ具体的に!

ビジネス英語メールの件名欄

ビジネスメールの件名は、内容を「読んでもらう」ためのものです。

毎日受信するメールの中には、不要なセールスメールや優先順位の低いものがあり、ビジネスパーソンはその「件名」と「発信者」から、読む、削除する、後回しにする、を判断します。

件名だけでメールの概要が分かるよう、具体的かつ適切なものを記入しましょう。

問い合わせの英語メール件名例

Inquiry regarding Product No. 1111(製品についての問い合わせ)

Inquiring about your estimation for the price of XXX(見積もりについての問い合わせ)

Estimate of Product ABC(商品ABCの見積もり)

Deadline for Draft of Product Information(製品情報の原稿の期限について)

情報などを請求・依頼するメール件名例

Requesting a catalogue of your new line of products(カタログの請求)

Request for Information on Internship Programs (インターンシッププログラムの情報をお願いする)

お知らせメール件名例

Change of Company Name(社名変更のお知らせ)

Amended draft of non-disclosure agreement(ドラフトの修正版について)

Sales Meeting on October 6(10月㏥のセールス会議のお知らせ)

Changing the date of our appointment on October 6(10月㏥のアポイントメントの変更)

感謝、お礼メールの件名例

Thank you for your help during the summit(サミットの際のお礼)

Thanks for Advice(アドバイスへの感謝)

謝罪、お詫びメールの件名例

Apology for Delayed Delivery(配送遅延についてのお詫び)

Sincere Apologies for Confusion(混乱についてのお詫び)

お祝いの件名例

Congratulations on Your Promotion(昇進のお祝い)

Congratulations on Your Marriage(ご結婚おめでとう)

上記のように具体的に書いてあれば、件名から内容の想像がつき、読まずに削除するという事はないでしょう。

お悔みの件名例

Condolence
お悔み

My deepest condolences
心よりのお悔み申し上げます

緊急メールの件名

早急に返事や対応が必要なメールの場合は、件名欄にUrgent を入れます。それに加え、起して欲しいアクションについて、期限を一緒に明記しておくと、より効果的です。

<例>
——————————————
Urgent: sales agreement draft check required before October 19, 2021
10月9日までに、セールスアグリーメントのチェックをしてください

URGENT: Final reminder to file quarterly team reports”
至急:四半期のチームの報告書提出について
——————————————

件名を工夫して簡潔に注意喚起!

相手からの返信がすぐに必要な場合や、相手にやって欲しい事柄に期限がある場合は、それを件名に明記しましょう。

件名に期限を入れる

件名欄の日時は目立つので、相手はそのスケジュールに合わせて返信やアクションすることが出来ます。

例:Proposed Changes to XX Document – Please respond by Tuesday
XXドキュメントの変更についての提案 – 火曜日までに返事を下さい

この例のように書いてあると、やらなくてはいけない事と、その期限が、件名だけで分かって助かります。

略語を活用する

EOM End of Message の略。
連絡内容が短く、件名内で完結できる場合は、最後に EOM (End of Message)と書いておけば、相手は件名のみで終わりであることが分かります。

例:Subject: Could you please send the May sales report? Thanks! EOM
5月の売上報告書を送って頂けますか?

NRN No Reply Needed の略。
伝達事項があるだけで、特に返信の必要がない場合に使えます。
例: Ms. Ogawa would like you to call her back NRN
オガワさんが電話して欲しいそうです

NFA No Further Action の略。
伝達したいだけで、この内容について、何かしら対応を取る必要が無い場合に使います。

例:Mr. Smith will be there at 10 am NFA
オガワさんが10時に到着します

FYI For Your Informationの略で。
ご参考までに という意味です。

メール件名の注意事項 – やってはいけない3つの事

英語件名欄でやってはいけない注意事項

最後に、件名欄でやってはいけない事、避けるべき注意点をご紹介します。

1. 全て大文字はNG!

CALL ME NOW
のように、全てを大文字にするのは、威圧的で、失礼にあたります。

余談ですが、ビジネス英会話のネイティブ講師とメールで遣り取りしていた時、一度、すべて大文字のメールを受信した事があります。

驚いて開いてみると、「PCのキーボードの設定が変わってしまって、大文字しか打てなくなってしまっている。悪意はないので、本当にごめんなさい。」と書いてあった事があります。全て大文字で書くというのは、それくらい感じが悪い行為です。

緊急の場合は、”URGENT” を使い、大文字で書くことは避けましょう。

2. 件名が空欄はNG!

件名は、必ず付けましょう。

空欄で出すと、ジャンクメールや迷惑メールと判断されてしまうかもしれません。または重要なメールとみなされず、読まずに削除(delete)してくれと言っているようなものです。

3. 意味が広すぎる、曖昧な件名はNG!

「お知らせ」「ご参考」など、あまりに広義な件名を付けると、空欄の時と同様、ジャンクメールと間違われたり、重要でないと思われ、削除されるか、後回しにされてしまいます。

Read this
Information
For your consideration
Notification
Hello
Thank you
How are you?
Present for you
Question

まとめ

仕事でのメールは、丁寧さや礼儀ももちろん大切ですが、効率性が重要です。

特に件名については、目的や相手にとって欲しいアクションを考え、具体的かつ簡潔を心がけ、相手に時間的、精神的な負担をかけないように心がけましょう。

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お読み頂きまして、ありがとうございました。

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