英語ビジネスメールの件名欄の書き方と、やってはイケない３つのこと

毎日のお仕事の中で、何本くらいＥメールを送受信していますか？

日本ビジネスメール協会が2016年に発表した調査によると、日本のビジネスパーソンは、1日平均12通のメールを送信し、55通受信しているそうです。そして、ビジネスメールを書く際に、一番不安を感じることは、「正しく伝わるか」という点と報告されています。

「正しく伝わるか」という不安材料の解消法としては、メールの本文の書き方もさることながら、メールの件名が大変大きな役割を果たします。

なにしろ、メールの件名は、そのメールのまさに要点。新聞でいえばヘッドラインにあたる部分ですから。

ですが、日本語でのビジネスメールであれば、そう迷う事なく件名を入れられても、さて、英語メールとなると、ちょっと考えてしまうという方も多いかもしれません。

今回は、英語メールでよく使われる件名の書き方と、メール件名欄で避けるべき３つの注意点を、例文を交えてご紹介します。

ビジネスの英語メールの件名は簡潔で具体的に！

1 ビジネスの英語メールの件名は簡潔で具体的に！
2 注意喚起とプレフィックスの活用
- 2.1 件名欄で注意喚起し、期限を明記
- 2.2 プレフィックスの活用
3 メール件名の注意事項 – やってはいけない事
4 まとめ

多くのメーラーでは、最初の画面で、件名と差出人の名前（またはメールアドレス）が、リストとして並びます。調査のように、一日平均55通のメールが来るとすれば、一日で、50以上の件名が並ぶことになります。

仕事であなたのメールを受信した相手は、忙しい中、ズラリと並んだリストから、まずは「件名」、そして「差出人」を見て、どれが重要で優先度が高いかを、順位付けして中身を確認していく事になります。

この点から、件名は、メールの目的や内容が、ある程度推察できるよう、簡潔かつ具体的に書くべきと言えます。

以下に、いくつか例をあげましょう。

＜会議日程＞
Meeting – 10 a.m. May 10, 2016
2016年5月10日の会議について

Urgent meeting May 10 at 2 PM in Room ABC
5月10日にABC室での緊急会議

※会議の日時などを知らせるメールであれば、上記のように、日時を件名に入れると、相手の頭にも残り易いでしょう。

＜問い合わせ＞
Inquiry about the Invoice #5029749
請求書番号5029749についての問い合わせ

＜報告＞
20% profit expected for Q4
第四半期の利益20%増の見込み
※単に、Profit Report と書かれるより、だいたいの内容が推測しやすい

Follow-up to Our Meeting of March 15 at XXX job fair
3月15日開催のXXXジョブフェア会議の経過報告

＜お知らせ＞
Notification regarding the change of our office
事務所移転のお知らせ

＜緊急＞
URGENT: Cancellation of Order
急ぎ：注文取消しについて

＜感謝＞
Thank you for your participation to the XXX Summit
XXX サミットへのご参加ありがとうございます

＜お詫び＞
My apologies for the delay
遅くなってごめんなさい

＜お祝い＞
Congratulations on your promotion
昇進おめでとうございます

＜お悔み＞
Condolence
お悔み

My deepest condolences
心よりのお悔み

注意喚起とプレフィックスの活用

件名欄で注意喚起し、期限を明記

もしあなたが、相手からの返信がすぐに欲しいと思っている場合、あるいはやって欲しいアクションに期限がある場合には、下記のように、それを件名に明記しておくと良いです。日時は目に留まりやすく、相手は返信や何等かのアクションを起こすよう、早めに動いてくれるでしょう。

例：Proposed Changes to XX Document – Please respond by Tuesday
XXドキュメントの変更についての提案 – 火曜日までに返事を下さい

この例のように書いてあると、やらなくてはいけない事と、その期限が、件名だけで分かって助かります。

プレフィックスの活用

また、そのメールの重要度や、相手にしてもらいたいアクションを知らせるには、プレフィックスを上手く活用するのも良いでしょう。

以下に、プレフィックスの例をご紹介します。

URGENT
緊急の用件の時に使いますが、本当に緊急な時だけ使用しましょう。

例：“URGENT: Final reminder to file quarterly team reports”
至急：四半期のチームの報告書提出について

EOM
End of Message の略。
連絡内容がとても短く、件名内で伝えたい事を言いきれる場合には、最後に EOM (End of Message)と書いておけば、相手は、そのメールを開かなくても内容が完結していることが分かります。

例：Subject: Could you please send the May sales report? Thanks! EOM
5月の売上報告書を送って頂けますか？

NRN
No Reply Needed の略。
伝達事項があるだけで、特に返信の必要がない場合に使えます。
例： Ms. Ogawa would like you to call her back NRN
オガワさんが電話して欲しいそうです

NFA
No Further Action の略。
伝達したいだけで、この内容について、返信したり、何かしら対応を取る必要が無い場合に使います。

例：Mr. Smith will be there at 10 am NFA
オガワさんが10時に到着します

FYI
For Your Informationの略で、ご参考までに　という意味です。

メール件名の注意事項 – やってはいけない事

最後に、件名欄でやってはいけない事、避けるべき注意点をご紹介します。

全て大文字で書かない！

CALL ME NOW
のように、全てを大文字にするのは、威圧的で、失礼にあたります。

ビジネス英会話のネイティブ講師とメールで遣り取りしていた時、一度、すべて大文字のメールを受信した事があります。驚いて開いてみると、「PCのキーボードの設定が変わってしまって、大文字しか打てなくなってしまっている。悪意はないので、本当にごめんなさい。」と書いてあった事があります。そのくらい、全て大文字で書くというのは、感じが悪い行為です。

たとえ緊急で、すぐに相手の注意をすぐにひきたい場合であっても、”URGENT” を使い、大文字で書くことは避けましょう。