ビジネス英会話

英語での電話の問い合わせが解決!状況別にネイティブが作ったフレーズと例文集

2017.09.06
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英語での問い合わせ(電話)で使えるネイティブの英語表現

「決算のこの数字、財務部に問い合わせしておいて!」
こういう、社内のちょっとした問い合わせ。

電話をとって、パパっと聞いてしまえばそれで済むことですが、英語での問い合わせとなると、「さて、どう話し出せば?」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

具体的に聞きたい内容は、自分の業務のコアな部分なので言えるけれど、用件の切り出し方など、ちょっとした礼儀的な部分が意外と難しい。

そんな時のために、英語での問い合わせ電話の話し出し、用件の切り出し方、終え方をテンプレート形式にしてご紹介します。

間に、具体的な問い合わせ内容を入れ込むだけで、簡単に、英語で、お電話での問い合わせが出来てしまいます。

 

英語での「問い合わせ電話」 – 社内編

社内の部署間の問い合わせの場合、電話の相手が知り合いという事も多いでしょう。ただ、大きな組織となると、同じ会社内であっても名前も知らない相手と話す場合もあります。

そこで、話した事がない相手の場合と、ある程度親しい相手との場合の2つに分けてご紹介します。

 

テンプレート1:初めて話す相手(担当者)への問い合わせ

社内での会話ですが、少し丁寧な、一定の距離感のある表現になっています。

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Good morning, this is Taro Yamada from the marketing department. May I speak to the person (someone) who is in charge of the account settlement for the first quarter of 2017?
おはようございます。マーケティング部の山田太郎です。2017年第一四半期決算のご担当の方はいらっしゃいますか?

<Person in charge>: Hello this is John Smith. I’m in charge of account settlements this year. How can I help you?

Oh, hello Mr. Smith, I’m sorry to disturb you. I’d like to confirm the figure for the account settlement of 2017, the first quarter, that you made. Do you have a moment?
こんにちは、スミスさん、お忙しいところ恐縮です。2017年第一四半期決算の数字について確認したいのですが。今お時間よろしいでしょうか。

<担当者 >: Sure, you may ask whatever you like.

<具体的な問い合わせ内容を入れる>

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例えば:
Thank you. Having looked at the figure of revenue on page 7, it says 3 million Yen, which is double that of the previous quarter. Is this correct? And if so, what caused it to double?
ありがとうございます。7ページの収入の額を見ますと、300万円となっていて、前期と比べて倍になっていますが、これは、そのとおりなのでしょうか?どうして倍になったのでしょうか。
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<担当者の回答>

I understand completely now, on the basis of your explanation. I appreciate your help. Thank you very much, Mr. Smith. Have a good day.
説明していただいたお陰で、よく分かりました。ありがとうございました、スミスさん。失礼します。
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テンプレート2:担当者と親しい場合

話した事がある相手、少し親しい間柄の相手への問い合わせの場合です。

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Good afternoon, this is Hanako Takahashi from Human Resources Department. May I speak to Mr. George Williams?
もしもし、人事部の高橋花子ですが、ジョージ・ウィリアムズさんはいらっしゃいますか?

<George>: George speaking.

Hello George. It’s been a while since we last spoke. How are you doing?
ジョージ、久しぶりですね。元気ですか?

< George >: I’m well, thank you, and you?

I’m pretty good, thank you. I’m sorry if I am interrupting, but do you happen to be free now?
とても元気です。ありがとう。お仕事中にごめんなさい、今、お話しできるかしら?

< George >: Of course. Go ahead.

<具体的な問い合わせ内容を入れる>

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例えば:
Well, I wanted to ask you about the programmers in your team. Are there any who would be able to accommodate another project?

The thing is, another project manager, Ms. Nicole Green, called me this morning to ask if there were any more programmers available for her project that has become extremely busy of late.

I believe your project has passed its most difficult phase, so I thought you might have some people free. Do you think it might be possible to allocate some more programmers to her project?

あなたのチームのプログラマーの状況について聞きたかったのです。他のプロジェクトに人を回してもらえないかしら?

実は、今朝、他のプロジェクトマネージャーのニコール・グリーンさんから電話があって、彼女のプロジェクトにプログラマーをもっと送ってくれないかという事だったの。ここのところ、プロジェクトがものすごく忙しくなっているようで。

あなたの所は、一番大変な局面を過ぎたところだと思うので、少し空いている人がいるんじゃないかと思って。彼女のプロジェクトに何人か貸してもらえないかしら?
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<George の回答>

OK, great. I’m sure Nicole will be glad to hear that. Thanks George, I know you’ve got a lot to get along with still. Talk to you again soon. Many thanks!
すごい、ニコールも喜ぶわ。ありがとう、ジョージ。とはいえまだお忙しいでしょう。また、連絡しますね。ありがとう。
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英語での「問い合わせ電話」でよく使うフレーズ

さて、問い合わせ電話の段取りを時系列でみると、下記のようになるでしょう。

1. 自己紹介
2. 今、話す時間があるかの確認
3. 問い合わせ事項(具体的な遣り取り)
4. 回答に対するお礼と挨拶

そこで、上記の2つのテンプレートをアレンジして使えるよう、それぞれいくつか別の言い方、フレーズをご紹介します。差し替えることで、別のパターンを作って使えます。

 

自己紹介

まずは、挨拶と自己紹介です。自分の所属(部署)を入れることで、相手が問い合わせの理由や背景を理解しやすくなり、よりスムーズに話が進みます。

Hello, this is Tomoko Sato from <name of department>.

Good morning, I’m Tomoko Sato of <name of department>.

Good afternoon, this is Tomoko Sato and I’m calling you from <name of department>.

Good evening, this is Tomoko Sato, from <name of department>

 

参考として、下記に部署の英語名も挙げておきます。
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経理部:accounting department / accounts department
監査部:audit department
購買部:purchasing department
宣伝部:advertising department
会計部:administrative accounting
カスタマーサービス:customer service / service team
輸出部:export department
物流部:logistics
製造部:manufacturing department / production department
マーケティング部:marketing department
研究開発部:research and development team
輸入部:import department
情報システム部:information systems department
福利厚生部:welfare department
人事部:personnel department / staff department / human resources
広報部:public relations team / public relations department
秘書課:secretary’s office
技術部:technical support team
販売部・営業部:sales department
—————————————-

 

今、話す時間があるかの確認

電話での問い合わせ「今、話す時間あありますか?」電話での問い合わせの場合、短時間であっても、相手に時間を取らせてしまう事になります。

最初に、話す時間があるかどうか確認しましょう。

(丁寧な表現から、下に行くに従って、カジュアルな表現になります。)

I wonder if you might be available to help me with this ….?

I am sorry for interrupting you, but I wonder if you could spare some time?

Please excuse me, but could I talk to you for a minute?

Sorry to bother you but could you please help me with some questions I have?

I’m sorry to disturb you, but do you have a moment?

I’m sorry to trouble you, but could I talk with you for a second?

Are you free now?

Is this a good time to talk?

 

問い合わせ事項

英語で、具体的な問い合わせをする時の表現問い合わせしたい事柄の大枠を提示します。相手に問い合わせたい内容のポイントを伝えてから、詳細説明をしましょう。

(丁寧な表現から、下に行くに従って、カジュアルな表現になります。)

I hope you may be able to help me with regard to __.

May I inquire about __?

Please let me ask you about __.

I’m interested in learning more about __.

I would like to confirm __.

I’m calling to ask you about __.

I’d like to ask you about __.

I’d like to get some more information about __.

I’d like to know more about __.

I’m inquiring about __.

I’m calling because __.

Can I ask you about __?

I have a question about __.

 

回答に対するお礼と挨拶

問い合わせ内容が解消したら、相手のサポートに対して、感謝の気持ちを伝えて、気持ちよく会話を終えるようにしましょう。

Thank you very much, Mr. Smith. I really appreciate you for your assistance.

Thank you Ms. Smith. What you told me was very helpful and enabled me to understand it.

I have developed a thorough understanding of it. Thank you very much for your time.

 

再度電話で問い合わせする時の英語フレーズ

何度も電話するのは心苦しいですが、一度の電話で全て疑問が解決しないことや、電話を切った後に、別の疑問が出てくる事もあります。

2度目に問い合わせ電話をかける時の例文をご紹介します。

Hello, Mr. Smith, I’m sorry to disturb you again, but I have more questions that came up when I spoke about it with my colleagues.
スミスさん、何度もすみません。同僚と話していたら、他にも疑問が出てきました。

Hello Mr. Smith, I’m sorry to bother you again. I overlooked a question that I had to ask you about its scope of warranty coverage.
スミスさん、何度も申し訳ありません。保証適用範囲について伺うのを失念しておりました。

 

英語での「問い合わせ電話」- 社外編

英語で社外に問い合わせ電話をする時のフレーズ社外に対する問い合わせの場合も基本的な手順は変わりませんが、自社名、自社のビジネスの簡単な説明、どうして電話をするに至ったか等、社内間の時よりも、本題に入る前の説明が多く必要になるでしょう。

ここでは、社外に電話をかけた時の話し出しの例として、2つのケースをご紹介します。

 

 

 

ケース1: ネット検索で知ったサービスについての問い合わせ

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Good morning, my name is Taro Sato of ABC Company. May I speak to someone in charge of XXX service?

Hello Mr. Smith, we’re a computer hardware company based in Tokyo, Japan. After having visited your website, I’m very interested in your new service YYY, since I believe it will redress the current problems we have with expediency for overseas delivery.

May I ask you more about your service?

おはようございます。ABC社の佐藤太郎と申します。XXXサービスのご担当者の方はいらっしゃいますでしょうか。

こんにちは、スミスさん。私どもは、東京でコンピューターハードウェアを取り扱っている会社です。貴社のウェブサイトを拝見し、新しいサービスYYYに非常に興味を持ちました。現在、当社は海外でのデリバリーに不便を感じておりまして、YYYがその問題を軽減してくれるのではないかと思うのです。

サービスについて、少しお伺いさせて頂けますか?
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ケース2:取り寄せたカタログ内の製品についての問い合わせ

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Good morning, this is Taro Sato form ABC Company. I would like to ask you about your new product XXX.

Actually, I’m the person who asked you to send the product catalogue of XXX a week ago. Thank you very much for sending it to me so promptly.

Now having looked through it, I found that XXX will definitely meet our expectations and I’d like to ask you more about it.

おはようございます、ABC社の佐藤太郎と申します。新製品XXXについて、伺わせて下さい。

実は先週、XXXの製品カタログをお願いさせて頂いた者です。すぐに送って下さって、どうもありがとうございます。

カタログを拝見しまして、やはりXXXは期待通りの製品でしたので、こちらについてもっと伺わせて頂きたいと存じます。
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なお、自分の会社のビジネスの説明、部署の役割、自己紹介の部分ついては、当サイトの、「ビジネスを成功に導く!英語の自己紹介と挨拶、コツと例文90選」でもご紹介しております。そちらも参考にしてください。

ビジネスを成功に導く!英語の自己紹介と挨拶、コツと例文90選

 

まとめ

今回は、電話での問い合わせの際に活躍する表現を、テンプレート形式で2つご紹介しました。

併せて「自己紹介」「話す時間があるかの確認」「問い合わせの切り出し」「お礼と挨拶」についても、それぞれ別の言い回しを挙げてありますので、組み替えて使えば、様々な形にカスタマイズして頂けます。

是非、お仕事の中で、活用してください。

あ、この表現、使ってみたい!ネイティブスピーカーのお墨付き

ビジネスでの挨拶、社交の場、 会議、
テレカンファレンス、交渉、 英語面接、
自己紹介、リーダーシップ、
プレゼンテーション、時事英語、英語メール、
…など。

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