ビジネス英会話

ビジネス英語の電話対応「かける」時の例文60選 | 用件、伝言、留守番電話

2017.05.02
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ビジネスでの電話対応│用件、取次ぎ、伝言、留守番電話

ビジネスで電話をかける頻度は、Eメールの活用で各段に少なくなりましたが、それでも電話はビジネスに欠かせないツールです。最近では、スカイプなどのオンライン通話も、電話と同様に使われていますね。

相手の反応がその場で分かり、それに応じてこちらの対応を変えられる電話は、仕事での急ぎの問題を、即座に、柔軟に解決するのに適しています。

ですが、ビジネスで英語でのコンタクトが必要なとき、英会話力の不安から、ついメールに頼りがちになってしまうという人も多いかもしれません。

今回は、まずは「ビジネスで電話をかける時」というテーマで、挨拶、自己紹介、用件を伝える、取次をお願いする時の英語フレーズや、担当者が不在の場合の対応、留守番電話へ吹き込むメッセージの英語例文などをご紹介していきます。

自分から電話をかけるのは、当然ながら用件や段取りが分かっており、事前に準備が出来るため、受ける時より比較的楽です。

まずは、電話をかける時の最初の滑り出しのフレーズを頭に入れて、電話での英語をモノにしていきましょう。

英語でビジネスの電話をかける時の注意点

英語でビジネスの電話をかける時の注意点

 

ビジネスの電話は、友達同士の会話と違って楽しく時間を共有するものではなく、目的と、それに見合った時間を意識すべきです。そのため、下記の各ポイントに注意しましょう。

1. 準備する
電話をかける前に、要点(電話の目的、用件、質問すべき点など)をメモしておきましょう。

2. 目的を伝える
自己紹介と簡単な挨拶を終えたら、最初に電話の目的を明確にさせましょう。相手も、その目的に対して時間配分を考える事ができます。

3. 相手の話をよく聞く
双方向のコミュニケーションを成立させましょう。スカイプなど、オンライン通話など画像付きの場合は顔が見える分、反応を察知しやすいかもしれませんが、電話は、特に相手の反応に注意し、相手が返答や質問をできる時間を取る事を意識しましょう。英語で目的を伝える事に夢中になって、独り言のようなコミュニケーションを取るのは禁物です。

4. 時間を区切る
目的を果たし、お互い理解した事を確認できたら、手短に済ませましょう。ビジネスで無駄に長い電話は禁物です。

電話を「受ける」時に使える、ネイティブの英語フレーズも、併せてご参照下さい。

英語で電話をかけるときの挨拶や自己紹介の英語フレーズ

電話をかけるときの挨拶や自己紹介の英語フレーズ

 

さて、ビジネスでの電話についての注意点をおさらいしたところで、具体的な英語例文にはいります。

電話での第一声は、日本語であっても、結構緊張するものですが、きまったフレーズを頭に入れておくと、スマートに話し始めることができて、緊張も和らぎます。

英語で電話する際の挨拶

電話での最初の挨拶は、下記のようなものがあります。

Hello.(時間帯を問わず使えます)
Good morning.(朝に電話する場合)
Good afternoon.(お昼に電話する場合)
Good evening.(夕方以降に電話する場合)

一連の流れにすると、こんな感じになります。

Hello, this is Ken Tanaka from ABC Corporation, This is my first time to call you.
もしもし こちらはABC社の田中賢と申します。初めてお電話差し上げます。

Good morning, I’m calling on behalf of Mr. Smith.
おはようございます、スミスさんに代わって、お電話しております。

Good afternoon, I’m calling from Tokyo.
もしもし、東京からお電話しております。

英語で電話する際の自己紹介

I am Ken Tanaka from Biz-Hint Corporation.
This is Ken Tanaka from Biz-Hint Corporation.
ビズヒントの田中ケンと申します。

Hello, my name is Ken. I am one of your customers.
もしもし、御社とお取引させて頂いております、ケンです。

Hello, this is Ken Tanaka speaking.
もしもし、田中ケンです。

I’m calling you since Mr. Sato, my client, introduced your company to me.
お取引させて頂いている佐藤様から御社をご紹介いただき、お電話いたしました。

電話を含めたビジネスシーンで重宝する、英語の自己紹介と挨拶、コツと例文90選 も併せてご活用下さい。

英語で電話した際、用件を伝える

挨拶と自己紹介が済んだら、電話の目的を伝えましょう。

The reason for my call today is to see if it might be possible to change my appointment from Thursday the twentieth to the following week.
今日お電話させて頂いたのは、20日木曜のお約束を、翌週に変えて頂けないかと思いまして、ご連絡させて頂きました。

The reason for my call is to let you know that something has come up and I’m not going to be able to make our meeting on Tuesday. I’m so sorry for the inconvenience, but I was hoping we could reschedule for another day next week?
お電話させて頂きましたのは、用事が入ってしまいまして、火曜日にミーティングを持てなくなってしまった事をお知らせするためです。ご不便をおかけして恐縮ですが、来週の他の日に変えて頂けないでしょうか。

I’m calling about the job opening I saw in the newspaper.
新聞で拝見しました求人の件でお電話させて頂きました。

I’m calling about our appointment tomorrow. I’m sorry to do this but something urgent has come up and I won’t be able to make it. I’m hoping that you won’t mind rescheduling (or changing the appointment) perhaps for later in the day?
明日のお約束の件でお電話しました。申し訳ないのですが、急な用事が入りまして、伺えなくなりました。少し遅い時間に変更して頂けると良いのですが。

I’m calling about several problems with the order that I just received.
頂きましたご注文について、いくつか問題がございまして、ご連絡させて頂きました。

I’m calling about return flights from Kansai Airport in Japan to Hochimin in Vietnam.
日本の関西空港から、ベトナムのホーチミンへの帰りにフライトについて、ご連絡しました。

This is Jack Johnson from ABC Company. I’m calling to make sure that you have received your order.
ABC社のジャック・ジョンソンです。ご注文のモノがお手元に届いたかどうか確認のためご連絡させて頂いております。

I’m calling to register for the upcoming conference.
近く行われるカンファレンスに登録させて頂きたく、お電話致しました。

I’m calling because I have an appointment on Thursday the twentieth but unfortunately I’m not going to be able to make it.
20日の木曜にお約束しているのですが、残念ながら伺えなくなってしまったので、ご連絡をさせて頂きました。

I would like to make a reservation please.
予約をするためにお電話しました。

I’d like to ask you about the details of your new service.
御社の新製品について詳しくお伺いするため、電話させて頂きました。

英語での電話の問い合わせが解決!状況別にネイティブが作ったフレーズと例文集 では、英語での問い合わせ電話の話し出し、用件の切り出し方、終え方をテンプレート形式でご紹介しています。

英語で担当者への電話取り次ぎをお願いする

話をしたい担当者や、目的の部署に取り次いでもらうための、フレーズをご紹介します。

Can I speak to the head of the marketing department?
マーケティング部長とお話しさせて頂けますか?

I’d like to speak to the person in charge of the upcoming seminar.
今度行われるセミナーの担当者の方とお話しをさせて頂きたいのですが。

Can I speak to Mr. Sato, please?
May I speak to Mr. Sato, please?
佐藤様とお話しさせて頂けますか?

I would like to speak to Mr. Sato please.
I am trying to contact Mr. Sato.
佐藤様とお話ししたいのです。

Can I have extension 584, please?
Could you put me through to extension number 584 please?’
内線584番に繋いで頂けますか?

Would Mr. Smith be in?
Would Mr. Smith be available?
スミスさんはいらっしゃいますか?

担当者が不在の場合、伝言を残す時に使える英語フレーズ

目的の相手や、担当者が不在の場合に、伝言を残したい時に使えるフレーズをご紹介します。

Can I leave a message for him/her?
Could I leave a message?
Would you please take a message for him/her?
伝言をお願いできますか?

Could you tell him/her that I called, please?
私から電話があった旨、お伝え願えますか?

Could you please tell him that I need to reschedule our meeting?
ミーティングの日時を変更しなくてはならない旨、お伝え頂けますか?

Could you tell him that I wasn’t able to read the entire email that he sent me and also that the attachment didn’t come through.
メールが読めなかった事と、添付書類も来ていない旨、お伝え願えますか?

Please tell him/her that the documents are ready.
資料は出来ている旨、お伝え下さい。

Please remind him/her that he/she has a meeting tomorrow.
明日ミーティングがあるとお伝え下さい。

担当者から折り返し電話が欲しい時に使える英語フレーズ

伝言ではなく、折り返しの電話をもらって直接話したい場合は、以下のようなフレーズが便利です。

Would you mind asking him to call me when he gets back in?
お戻りになったら、お電話下さいようお伝え頂けますか?

Would you mind letting him know that I called please?
お電話した旨、伝えて頂けますか?

Would you mind asking him to call me back?
お電話下さるよう、お伝えくださいますか?

Could you ask him/her to call me back, please?
折り返しお電話頂きたいとお伝え頂けますか?

May I leave a message? Please ask him to call me when he returns.
メッセージを残して良いですか?お戻りになったら、お電話下さいとお伝えください。

Please ask him to give me a call.
電話を下さるよう、お伝えください。

Please give him my name and number and ask him to call me back
名前と電話番号を伝えて、私に折り返しご連絡頂くようお伝えください。

担当者に電話して不在の時は、用件をメールで伝えるのも有効です。
ビジネス英語メールの書き方を、ネイティブの例文と共にご紹介した記事も、併せてお読みください。

再度電話をかける場合の英語フレーズ

相手に手間をとらせず、こちらから再度電話したい場合は、下記の言い方があります。

Okay, thank you. I’ll call back later.
分かりました。ありがとうございます。私から後ほどお電話致します。

My boss or I will call him back today.
上司か私が今日おかけします。

情報を確認するための、英語フレーズ

電話でのやり取りは、聞き間違いを防ぐため、内容を確認することが多々あります。下記の表現を使って、正確な情報を取るようにしましょう。

もう一度言って下さい

I’m sorry, I didn’t understand what you said. Could you repeat it please?
I’m sorry, I didn’t quite catch that, would you mind repeating it please.
申し訳ありません、おっしゃった事が分かりませんでしたので、もう一度繰り返して頂けますか?

I’m sorry, would you mind repeating that please.
Would you mind saying that again please?
(すみません)もう一度言って頂けますか?

Would you mind speaking up a little bit please, I can’t quite hear you.
少し大きな声でお話し頂けますか、よく聞こえません。

確認のため繰り返します

Let me repeat that just to make sure.
確認のため、繰り返します。

Let me make sure that I understand what you are saying. Are you saying…?
正しく理解できているか確認させて下さい。~という事ですね?

Let me repeat that back to you to make sure that I have it down correctly.
正しく書き留めているか確認するため、繰り返させて下さい。

Let me repeat that number back to you.
お電話番号を繰り返します。

Did you say 555 Charles St.?
555 チャールズストリート とおっしゃいましたか?

Did I get that right? Did you say 123 456?
123 456 で間違いないでしょうか?

You said your name was John, right?
お名前、ジョンさんとおっしゃいましたか?

スペルを確認させて下さい

I’m sorry, but could you spell that for me, please?
I’m sorry, I think I missed that, how do you spell your last name?
I didn’t catch your name; could you spell it for me, please?”
Could you spell your name please?
(すみません、聞き取れませんでした。もう一度)お名前のスペルを教えて頂けますか?

オンライン英会話のフレーズ集 | 始めの5分で好印象!挨拶、自己紹介など の記事では、相手の英語が聞き取れなかった時や、意味を確認したい時など、電話での会話にも応用できる例文をたくさんご紹介しています。

電話を切る時に使える英語表現

電話を終える時にも、いろいろな表現方法があります。

Thank you for your help. Good bye.
いろいろありがとうございました。さようなら。

Well, I guess I better get going. Talk to you soon.
そろそろ終えなくてはいけないようです。それでは、また。

Anyway… I should let you go / I should get going.
そろそろ、この辺で。

I have to let you go now.
それでは、この辺で。

I have another call coming through. I better run. Thank you very much for your help.
別の電話が入ってしまいましたので、失礼します。いろいろ、ありがとうございました。

I’m afraid that’s my other line.
すみません、他の電話が入ってしまいました。

Have a good day’
ごきげんよう。

ビジネスで、留守番電話にメッセージを残す時の英語例文

電話したものの、相手も、会社の人も出られず、留守番電話に繋がることもあります。伝えるべき内容をきちんと整理して、手短に用件を伝えましょう。

(例1)
Hello, this is Ken calling for Mr. John Smith. Could you please return my call as soon as possible? My number is 345-6890. Thank you.
もしもし、ケンです。ジョン・スミスさんにお電話しています。出来るだけ早くお電話頂けますでしょうか?私の電話番号は、345-6890 です。失礼いたします。

(例2)
Hello John. This is Ken from the doctor’s office calling. I just wanted to let you know that you’re due for a check-up this month. Please give us a call whenever it’s convenient.
もしもしジョンさん、診察室のケンです。今月は健診の月です。ご都合の良い時に、お電話下さい。

(例3)
Hello, my name is Ken Tanaka. It’s nine in the morning. I’m phoning to find out if you are ready for the meeting. Could you ring me back? You can reach me at 123-456. Thanks a lot, bye.
もしもし、田中ケンです。今、午前9:00です。ミーティングの準備が出来ているかどうか確認のため、お電話させて頂きました。後程お電話頂けますか?私の番号は123-456です。失礼します。

まとめ

ビジネスで、英語で電話対応する時

電話で、即座に適切な返答をして、望ましい方向にビジネスを進める事、しかもそれを礼儀正しく、好感を得られるように進めるのは、大切なビジネススキルです。

何度となく電話やオンライン通話でそういう会話をするうちに、成熟した人間関係が築かれて、より大きなビジネスを進めていく土壌が出来ます。

ご紹介した例文を参考に、電話での英語コミュニケーションを積極的に活用して、ビジネスの武器にしてください。

電話を受ける時、留守電を受ける時のメッセージ、間違い電話や、電話(オンライン通話)での音声が聞き取り辛い時の対処法などについては、また別の記事にてご紹介させて頂きます。

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お読み頂きまして、ありがとうございました。


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