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ビジネス英会話

ビジネスの電話対応「受ける」時の英語例文85選 | 自己紹介、取次、留守番電話

2017.05.22
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ビジネスの英語での電話対応「受ける」時│用件、取次ぎ、伝言、留守電

Eメールでのコミュニケーションの割合が増えた今も、電話が顧客との最初の接点となる事は少なくありません。スカイプ等のオンライン通話を含めると、ビジネスの中で電話の果たす役割は、非常に大きいものがあります。

そして、電話での声のコンタクトには、あなたや会社の印象を定着させる力があります。電話対応は、初対面の第一印象と同様に大切なのです。

今回は、「電話を受ける」時のフレーズ等をご紹介しますが、「電話を受ける」場合は、かける時と異なり、相手側が議題を持っています。

商品やサービスについての問い合わせ
ミーティングや、打ち合わせ日時の設定
サービスへの申し込み方法の確認
商品の売り込みや紹介
取材の申し込み
クレーム 等々

内容は多種多様なため、全てについて対応の準備をしておく事は難しいですが、
– 電話を受けた時の挨拶、
– 用件の聞き方、
– 担当者への転送、
– かけ直しの打診、
– うまく聞き取れない場合の対処
など、よくあるシーンのフレーズを頭の中に入れておくことで、英語の電話でも落ち着いて対応する心と時間の余裕が持てます。

今回は、ビジネスの場で使える、それらのフレーズをネイティブの例文からご紹介していきます。

ビジネスで、英語での電話対応時に気を付けたい4つのこと

ビジネスで、英語での電話対応時に気を付ける4つのこと

 

具体的なフレーズをご紹介する前に、特にビジネスシーンの英語での電話応対で気を付けたい4つのポイントに触れておきます。

1) 対面の時の会話より気を付けて、相手が聞き取りやすいように、はっきりと、適度なスピードで話す。

2) スラングはもちろん、”OK”, “No problem”のような砕けた言い方は避け、”Certainly”, “Very well” “All right” など、丁寧な言葉を選ぶ。

3) “uh huh” “um” など、ワードとワードの間を埋めるための音(filler)や、”like” “you know” などを使う癖がある場合は、それらを使わないように日ごろからトレーニングする。

4) ポジティブな言い方を心掛ける。例えば、分からない事を聞かれた場合、”I don’t know” といって会話を止めず、”Let me find out about that for you.” などと返答して、相手の期待に沿えるように努める。

基本的なマナーは、日本語も英語も同様ですが、特に2) や 3) については、英語でしゃべる時に癖になっている方もあるかもしれません。普段から、丁寧な言葉遣いや、語と語を繋ぐ音を避けるよう、心掛けると良いですね。

ビジネスでの電話対応 電話を受ける時の英語フレーズ

ビジネスでの電話対応 電話を受ける時の英語フレーズ

それでは、具体的な表現とネイティブの例文をご紹介していきます。

英語の電話を取って、最初のあいさつと用件の確認

まずは、電話を受けた時の、一般的なあいさつの仕方です。

Good morning. Thank you for calling Biz-Hint Corporation. How can I help you today?
おはようございます。ビズヒントにお電話ありがとうございます。ご用件をお伺いします。

Thank you for calling Biz-Hint Corporation.
お電話ありがとうございます。ビズヒントでございます。

Marketing Department. Ken Speaking. How may I help you this afternoon?
マーケティング部のケンです。本日はどのようなご用件でしょうか?

Biz-Hint Corporation, Ken Tanaka speaking, how can I help you?
ビズヒントの田中ケンです。ご用件をお伺いいたします。

Good afternoon, this is Ken Tanaka. How may I direct your call?
もしもし、田中ケンと申します。どちらにおつなぎしましょうか。

電話で相手の名前を伺う

相手が自己紹介をしてくれる事が多いですが、もし名乗って頂けなかった場合は、下記のようなフレーズで、名前を確認しましょう。

May I have your name, please?
May I ask who is calling, please?
Can I ask whom I’m speaking to, please?
Can I get your name, please?
Who am I speaking with?
お名前を頂戴できますか?

I am sorry, who is speaking?
申し訳ございません、どちら様でしょうか?

Where are you calling from?
どちらからおかけですか?

英語で「少々お待ち下さい」

担当者に取り次ぎをする時や、情報等を確認する時など、少し待ってもらう時の表現です。

Could you wait for a moment, please?
Could hold on a second, please?
May I put you on hold?
Do you mind holding?
Can you hold the line, please?
Can I put you on hold for a minute?
少々お待ち頂けますでしょうか。

Do you mind holding while I check on that?
お調べする間、お待ち頂いてよろしいですか?

Do you mind holding while I handle that for you?
対応させて頂きますので、お待ち頂いてよろしいですか?

Do you mind holding while I check to see if he’s available?
本人が電話に出られるかどうか確認しますので、少々お待ち頂けますか?

Thank you for holding.
お待たせしました。

「電話をお繋ぎします」 転送するときの英語フレーズ

担当者が電話対応出来る場合、転送する時のフレーズです。

I’ll put you through now.
I’ll connect you now.
I’m connecting you now.
I’ll just transfer you now.
I’ll just put you through.
今、お繋ぎしますね。

The line is free now. I’ll put you through.
お電話空きましたので、お繋ぎしますね。

I’ll put you through to Mr. Smith’s phone. If you get disconnected for some reason his direct extension is 1234.
スミスさんの電話にお繋ぎします。もし何等かの理由で切れてしまった場合、彼の内線番号は、1234になります。

担当者が対応できない場合の英語フレーズ

担当者が他の電話に対応中であったり、何等かの事情ですぐには出られない時のフレーズです。最初に I’m afraid や I’m sorry を入れると、すぐには対応できないという事が最初の一言で相手に伝わります。

I’m afraid he is not available at the moment.
あいにく、今出られないようです。

I’m afraid the line is engaged. Could you call back later?
恐縮ですが、電話がふさがっております。おかけなおし頂けますか?

I’m sorry, she’s on another call.
申し訳ございません、彼女は他の電話に出ております。

She’s on the phone now. Can I have her call you back later?
彼女は他の電話に出ております。後ほどおかけなおしさせましょうか?

担当者が不在の時の英語表現

担当者が離席中、外出中など、不在の場合に使えるフレーズです。

I’m sorry, Ms. Smith is in a meeting until 11. Would you like to call back again later?
申し訳ございません、スミスは11時までミーティングに入っております。後ほど、おかけなおし頂けますか?

I’m afraid he is in a meeting at the moment.
恐縮ですが、彼は、現在ミーティングに入っております。

He’s with a client right now. Would you like to hold?
今、彼は接客中なのですが、お待ちになりますか?

Mr. Smith is not taking calls right now. Can I take a message?
スミスは今お電話に出られません。メッセージをお預かりしましょうか?

I’m sorry, Mr. Smith is out of the office today.
申し訳ありません、スミスは本日外出しております。

Mr. Smith is out today. Can I forward you to his voicemail?
スミスは本日外出しております。ボイスメールにお繋ぎしましょうか?

Mr. Smith isn’t in the office.
スミスはオフィスにおりません。

Mr. Smith is out at the moment.
スミスは今、外出中です。

I’m sorry, Susan’s not in her office right now.
申し訳ございません、スーザンは今オフィスにおりません。

I’m sorry, she’s out of town at the moment.
申し訳ございません、彼女は今、出張中です。

伝言を受ける時の英語例文

担当者が不在時や他の電話に対応中の時など、メッセージをお預かりすることもよくありますね。

Would you like to leave a message?
メッセージをお残しになりますか?

Could I take a message?
メッセージをお預かりしましょうか?

I’m afraid he is busy at the moment, can I take a message?
あいにく今取り込み中なのですが、メッセージをお預かりいたしましょうか?

He’s not available at the moment. Would you like to leave a message?
あいにく、今ご対応出来ないのですが、メッセージをお預かりしてよろしいですか?

She’s out of the office right now. Can I take a message?
彼女は外出しておりますが、メッセージをお預かりしましょうか?

スペルや発言を確認する時の英語表現

日本語の電話でも、聞き取れない時や、確認の必要がある場合はありますよね。特にビジネスでは聞き間違いがロスに繋がる事にもなりかねませんから、確認はしっかり行いましょう。

下記の表現の他、「ビジネスの電話対応「かける」時の英語例文60選│用件、伝言、留守番電話」の記事の中でも、確認のためのフレーズをご紹介していますので、併せてご参照下さい。

Could you spell that for me, please?
スペルを言って頂けますか?

Could you spell your last name for me?
苗字のスペルを教えて頂けますか?

Can I just check that again, please?
もう一度確認させて頂けますか?

Could you repeat that, please?
もう一度おっしゃって頂けますか?

Let me read that back to you.
繰り返させて下さい。

B as in Boston ?
D as in dog ?
S as in September.
ボストンのB、ドッグのD、セプテンバーのSですか?

電話を切るとき、終えるときの英語フレーズ

電話を切り際は、受けた時の第一声と同様に、印象に残りやすいです。感じよく終われるよう感謝を伝え、次回も気軽に電話できる雰囲気作りを心掛けましょう。今回は、電話を受ける側ですので、こちらから切る場合のフレーズはご紹介していません。

こちらから電話を切る場合の例文は、「ビジネスの電話対応「かける」時の英語例文60選│用件、伝言、留守番電話」の記事にてご紹介していますので、ご参考になさって下さい。

Thank you for calling, Mr. Foster. Is there anything else I can help you with today?
フォスターさん、お電話ありがとうございました。他に何かございますか?

Be sure to contact me if you have any more problems.
何か問題がございましたら、どうぞお気軽にご連絡下さい。

Don’t hesitate to call again.
どうぞ、またお気軽にご連絡下さい

Thank you for calling Biz-Hint Corporation. Have a great day.
ビズヒントへのお電話、ありがとうございました。ごきげんよう。

Thank you very much. Have a good day.
本当にどうもありがとうございました。ごきげんよう。

Well, it was nice talking with you.
お話しできて、嬉しかったです。

電話の雑音や混線! トラブルにもスマートに対応できる英語フレーズ

電話の雑音や混線!トラブルにもスマートに対応できる英語フレーズ

 

電話も、スカイプなどのオンライン通話も、通信の状態が悪くて雑音が入ったり、途切れるなど、トラブルがある場合があります。
また、間違い電話を受けることもあるでしょう。

こういったトラブルの際、うまく聞こえていない旨を伝えたり、情報を確認したりする時に使える英語表現をご紹介します。

間違い電話を受けた時の英語フレーズ

間違い電話の場合も、会社の代表として丁寧に対応するようにしましょう。

I’m sorry, you have the wrong number.
すみません、お電話をお間違えと存じます。

I’m sorry. I think you’ve got the wrong number.
すみません、番号をお間違えだと思います。

I’m sorry. I’m afraid you’ve dialed the wrong number.
恐れ入りますが、間違い電話をされていると思います。

I’m sorry. There is nobody by that name.
恐縮ですが、そういった名前の者はおりません。

聞き取りづらい時に使える英語フレーズ

相手の声が小さい時や、くぐもってうまく聞こえない時の表現です。

I’m sorry, I didn’t get that. Could you repeat yourself?
I am sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that again, please?
申し訳ありません、聞き取れませんでした。もう一度仰って頂けますか?

Could you repeat that, please?
繰り返して頂けますか?

I’m afraid I can’t hear you.
すみません、聞こえません。

I’ afraid I can’t hear you very well.
すみません、よく聞こえません。

I’m sorry I can’t hear you. Could you speak a little louder?
Would you mind speaking up a bit please?
恐れ入りますが、もう少し大きな声でお話し頂けますか?

雑音がひどい 音がきれるときの英語表現

オンライン通話や、電話の場合、接続の調子が悪い、雑音が大きいなど、コミュニケーションがうまくいかない場合があります。

理由も分からず、繰り返しや声を大きくする事を要請されると戸惑われますから、音声の状態が悪い時は、その症状をきちんと伝えましょう。

Would you mind speaking a bit louder, because unfortunately there is a lot of noise at this end.
もう少し大きなお声をお願いできますか?あいにく、雑音が入っております。

Your voice is coming through, but only intermittently. Can you hear me clearly?
お声は聞こえているのですが、途切れています。私の声は届いておりますか?

I’m afraid your voice seems to be breaking up. Can you hear me?
恐縮ですが、お声が途切れて聞こえます。私の声は聞こえますか?

I’m sorry, but I am having a hard time hearing you because there seems to be a lot of noise in the background.
申し訳ありません、周りの音が大きいようで、よく聞き取れません。

I’m sorry. I’m having trouble understanding you. There seems to be static on the line.
申し訳ありません、よく分かりません。雑音が入っているようです。

I’m sorry but I can barely/hardly hear you because of the noise in the background. If you don’t mind, would you speak a little louder?
申し訳ありません、周りの雑音のため、あまり聞こえません。よろしければ、もう少し大きな声でお話し頂けますか?

The line is very bad. Could you speak up, please?
回線がとても悪いです。もう少し大きな声で話して頂けますか?

I think we have a bad connection. Can I call you back?
回線が悪いようです。おかけ直しして良いですか?

I’m sorry, we have a bad connection. Could you give me your number and I’ll call you right back?
すみません、回線が悪いですね。お電話番号を教えて頂けますか?こちらからすぐかけ直します。

英語の留守番電話受付用メッセージ

会社の受付では、会社がメッセージを用意してくれますが、自分の直通電話や個人事業となると、ご自分で用意しなければいけない場合もあるでしょう。

大切なお客様からの電話に備えて、丁寧に留守番電話メッセージを作りましょう。
下記に、いくつか例をご紹介します。カスタマイズしてお使い下さい。

Hello, this is Ken Tanaka of Biz-Hint Corporation. I’m currently unable to take your call. Please leave your name, phone number, and a brief message, and I will contact you as soon as possible. Thanks you.
もしもし、ビズヒントの田中賢です。今電話に出ることができません。お名前、電話番号とメッセージをお残し下さい。できるだけ早くお電話させて頂きます。

Hello this is Ken Tanaka, I’m either away from my desk or on the phone, please leave your name and number along with a short message and I’ll be sure to get back to you.
もしもし、田中賢です。離席しております。お名前、電話番号とメッセージをお残し下さい。こちらからお電話させて頂きます。

Hello, you have reached the office of Ken Tanaka; I will be out of my office starting on 19th June and will be returning on 25th June. You can call me when I return or leave a brief message. If this is an emergency I can be reached on my cell, which is 555-555.
もしもし、田中賢です。6月19日から6月25日まで不在にしております。その後お電話頂くか、メッセージをお残し下さい。お急ぎの場合は、携帯電話 555-555 までお電話下さい。

You have reached Biz-Hint Corporation. We are currently closed. Our normal hours of operations are from 9am to 5pm on Mondays to Fridays. Please leave us a message with your name and number and we will return your call. You may hang up after leaving your message or press the # for additional options. Thank you for calling.
ビズヒントです。現在営業時間外です。私どもの営業時間は月曜から金曜の朝9時から、夕方5時までです。お名前、お電話番号とメッセージをお残し下さい。お電話させて頂きます。メッセージを吹き込んだ後、お電話をお切りいただくか、その他のオプションをご希望の場合は#キーを押して下さい。
ありがとうございました。

You have reached Biz-Hint Corporation. All of our representatives are currently busy helping other callers. Please leave us a detailed message with your name and number and we will return your call later. Thank you for calling and have a great day.
ビズヒントです。現在、他のお電話に対応中です。後ほどお電話をお返ししますので、お名前、お電話番号とご相談内容を残して下さい。お電話ありがとうございました。

最後に

スカイプなどのオンライン通話を含め、電話は口頭でのコミュニケーションですので、下記の点に注意し、誤解が生じないよう、お互いに注意しましょう。

– 手短にまとめる
– メモ書きなどして、漏れが無いようにする
– 必要な情報を正確に伝える
– 対面の時より、ハッキリ喋るように心掛ける
– 聞き取れなければ、再度確認する
– 礼儀正しい言葉づかいをする

英語でも、電話やオンライン通話をどんどん活用して、ビジネスのための良い関係を作っていきましょう。

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お読み頂きまして、ありがとうございました。


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