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そのまま使える!英語メールテンプレート | ビジネスメールの6つの基本ルールとネイティブ例文

2021.12.16
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英語ビジネスメール|6つの基本ルールとネイティブの書き方、例文フォーマット集

英語ビジネスメールは、ある程度フォーマットが決まっているため、それに従って書けば、誰でも素早く、ストレスなく書くことができます。

ここでは、
– 相手が読みやすく
– 素早く反応してくれて
– 良い印象を得られる
英語ビジネスメールの英語ビジネスメールのフォーマットと、押さえておくべき6つの基本ルールをご紹介します。

英語ビジネスメール:書き出しから締めまでのフォーマット

ビジネスで英語メールを書く場合の基本的なフォーマットは以下のようになります。

1. 件名
2. 宛名
3. 用件・目的の書き出し
4. CTAなど具体的内容
5. クロージング

この基本フォーマットに沿って、メールを作成しましょう。

【件名】Requesting a catalog of your new line of products

【宛名】Dear Mr./Ms. Smith,

【用件・目的の書き出し】I am writing to request ….

【CTAなど具体的内容】

【クロージング】
Sincerely yours,
Hanako Tanaka
(Job title)

この基本的なフォーマットを活用した例として、3つのサンプルメールをご紹介します。

相手への心遣いや感謝の気持ちを添え、肝心な用件を手短かに伝えます。

サンプルメール1:社外の人への初めてのメール

<宛名>
Dear Mr. Smith,<自己紹介>
My name is Taro Tanaka and I work for ABC Corporation. I was given your name and email address by Mr. Tom Gray at XYZ Corporation.<用件・目的
The reason I am writing is to let you know a bit about our products. We manufacture and sell Japanese kitchenware, and our products have gained a good reputation for their reasonable prices and good quality over the past six years.I hope you do not mind this unexpected inquiry, but Tom thought it may interest you to know that our company is currently seeking a retailer for our wares in Singapore

<CTAなど具体的内容>
You may wish to have a look at our products at our website at www.abc-kitchen12345.com.

In addition to this, I will be in Singapore from 10th to 18th of October and I am wondering whether you would have the time to meet me for a discussion of our products.

<クロージング>
I look forward to hearing from you as to whether we could meet in person, and also if you have any inquiries, please feel free to contact me at any time.

<署名>
Yours sincerely
Taro Tanaka
Marketing Department
ABC Corporation
+81–XXXX-XXXX
tarotanaka@abc-kitchen12345.com

初めてのメールでは、最初に、自己紹介や(必要であれば、メールアドレスを知ったいきさつ)会社の概要などが必要になります。

その後、メールの目的と、相手に対応して欲しい事柄が続きます。

サンプルメール2:社外の人への、アポイントメント変更のお願い

サンプルメール3:同僚への依頼事項

<件名>
Asking for further information on XYZ<宛名>
Hello James,<相手への心遣いを伝える言葉>
Thank you very much for your advice on my proposal paper last week. As a result, Susan has decided to adopt my idea.<用件・目的>
Right now, I’d like it if you could send further information on your new service XYZ so that I can recommend it to my clients.

<CTAなど具体的内容>
Also, would you be able to get the email to me by tomorrow afternoon, as I have already arranged to meet them tomorrow evening? And, if you had some leaflets I could use, that would be even better.

<クロージング>
Thank you so much, again. And, I hope to hear from you soon.

<署名>
Kind regards,
Yuko Takahashi

社内の親しい間柄であれば、Hello James, や Hi James, といった呼びかけも使えます。

カスタマイズ用:英語ビジネスメールに使えるネイティブの英語表現

英語ビジネスメールに使えるネイティブの英語表現集|カスタマイズ用上のフォーマットを拡張して使えるよう、英語ビジネスメールの書き出しや締めによく使われる表現をいくつかご紹介します。

その他、英語メールの書き出しや、締めの部分の書き方などをご紹介した、以下の3つの記事も併せて参考にされて下さい。

「実用的!とネイティブが褒めた|ビジネス英語メールの書き出し文例集」

「ビジネス英語メール締めの表現集|雰囲気を作る、「ありがとう」から謝罪まで」

「英語で感謝!会議で、メールで使える「ありがとう」132フレーズ」

<あいさつや、相手への心遣いを伝える言葉>

Thank you for your message.
Thank you for your quick reply.
I apologize for my delay in responding.
Thank you for taking the time to meet me last Monday.

<メールの用件・目的の書き出し>

As per my earlier email __
With reference to your phone call yesterday, __
I am writing to you regarding __
I am writing to inform __
I am writing to confirm __
I am writing to ask about __
With reference to __

<CTAなど具体的内容>

Could you please __?
It would be great if you could __.
I would be grateful if __
Please get back to me at your earliest convenience.

<クロージング>

I look forward to your reply.
Thank you very in advance.
Thank you for your cooperation
If you need any further information, please do not hesitate to contact me
Should you have any questions please feel free to contact me.

英語メールを書く時のルール

基本的なフォーマットが分かったところで、特にビジネスメール作成時と送信時、押さえておくべき6つのルールをご紹介します。

英語メールのルール1.メールの「目的」とCTAを明確に書く

1. メールの「目的」をクリアにビジネスメールで大切なのは、「内容が簡潔で分かり易い」ことです。そのために、必ず下記の2つの点をクリアに示しましょう。

1. メールを出す目的
2. 相手にしてもらいたいアクション(Call To Action)

短い文章で、これら2つが明確に分かるようにしましょう。

英語メールのルール2. 1つのメールに、1つの話題(‘one thing rule.’)

相手に時間を取らせないことと、「読み落とし」がないようにするため、いくつもの話題をダラダラと書くのは禁物です。

メールの件名に書いた1つの話題について、必要事項を手短に伝える
1メール=1話題 のルールを守りましょう。

もし、2件の連絡事項がある場合は、2つのメールに分けましょう

英語メールのルール3.5つ程度のセンテンスで伝える

伝えたいメッセージや依頼内容にもよりますが、ビジネスメールの内容部分は、5センテンス程度が目安です。

それくらいの長さの文章であれば、相手の対応と返信が早くなります。また、自分自身も書くのが楽になり、仕事が早く処理できるようになります。

英語メールのルール4. 基本のフォームを守る

決まったフォームで書くことで、目的や内容が分かり易くなります。

<基本的なフォーム>

– あいさつ
– 相手への心遣いを伝える言葉(感謝や、あれば祝辞など)
– メールの目的
– 相手への依頼事項
– 締めの言葉
– 署名

これは簡単な用件を伝えるビジネスメールの基本フォームです。

ただし、初めてコンタクトを取る相手であれば自己紹介が入りますし、謝罪やトラブル対応のメールであれば、トラブルの経緯や今後の対処などを書く必要があり、それなり長くなします。

伝えたい内容によって長さも変わる点は留意しておいてください。

英語メールのルール5.思い遣りの言葉を添える

親しい間柄の相手であれば、前文を省略していきなり本題を書いても構いませんが、前に一言、相手を思いやる言葉があると、好印象です。

It was good to talk with you over the phone last Monday.

I trust that you are keeping well.

I expect you are keeping well.

I hope you are well.

I hope you are doing well.

How are you doing? (かなりカジュアルです。親しい同僚の場合にのみ、使いましょう。)

英語センスがグッとアップ!英語でビジネスを動かす英会話カリキュラム

英語メールのルール6.プロフェッショナルな言葉選びと、プルーフリーディング

5. プロフェッショナルに徹する

ビジネスメールは、手紙ほどフォーマルではないものの、礼儀正しくあるべきです。

直接会って話したり、電話するのと違って、メールでは声色や、表情、ジェスチャーが伝わらないことを念頭に、プロフェッショナルで礼儀正しい、分別ある文体を守りましょう。

  1. 省略や略語・短縮した言葉は避ける。
    plz ではなく please。Thanks ではなく Thank you。
    I’d like ではなくI would like と書いた方が良いでしょう。
  2. スラングは使わない。
  3. 文字の大きさやフォントは、大きすぎたり、個性的なものは避ける。
  4. 必ずプルーフリーディングする。

見直し(プルーフリーディング)を必ずしましょう。

<チェックポイント>

  • スペル、文法、句読点などの間違いはないか
  •  数字、日付、場所などの記載は正しいか
  • 内容や依頼事項は簡潔か
  • CTA(必要な場合)は記載されているか
  • 件名は的確か
  • 宛名は的確か
  • 添付書類の有無の確認
  • クロージングの記名

まとめ

英語のビジネスメールのフォーマットさえ頭に入れておけば、目的や内容に応じて様々な表現で変化させていくことで、簡単に書くことができます。

また、スピーキングやリスニングに自信が持てない人にとっては、誤解なくコミュニケーションがとれるビジネスメールは非常に便利です。

こちらでご紹介したフォーマットや表現を参考に、実践で使い慣れていってください。

ネイティブ講師による、オンライン英会話の@English(アットイングリッシュ)では、この記事で述べたようなビジネスの場で使える英会話をトレーニングし、身に付けることができます。

無料の体験レッスンもご用意しておりますので、ぜひ一度お試しください。

お読み頂きまして、ありがとうございました。

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