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英語ビジネスメール | 6つの基本ルールとネイティブの書き方、例文フォーマット集

2018.02.16
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英語ビジネスメール|6つの基本ルールとネイティブの書き方、例文フォーマット集

海外とのビジネスでは、時差の関係もあり、メールはとても大きな役割を果たします。しかし、慣れないうちは、ちょっとした依頼や問い合わせであっても、英語でメールを書くことにストレスや躊躇を感じるという方もあるのではないでしょうか。

英語ビジネスメールは、ある程度フォーマットが決まっているため、その形に従って書けば、誰でも素早く、ストレスなく書くことができます。

今回は、
– 相手が読みやすく
– 素早く反応してくれて
– 良い印象を得られる
英語ビジネスメールの書き方として、その基本ルールと、カスタマイズして使える英語ビジネスメールのフォーマットをご紹介します。

英語ビジネスメールを書く時の基本ルール

1. メールの「目的」をクリアに

1. メールの「目的」をクリアにビジネスメールで大切なのは、「内容が簡潔で分かり易い」ことです。そのために、必ず下記の2つの点をクリアにしましょう。

1. メールを出す目的
2. 相手にしてもらいたいアクション

短い文章で、これら2つが明確に分かるようにしましょう。

2. 1つのメールに、1つの話題

ビジネスメールでは、相手に無駄な時間を取らせないことと、「読み落とし」が起こらないようにすることが肝心です。

ですから、いくつもの話題をダラダラと書くのは禁物です。

メールの件名に掲げた1つの話題について、必要事項を手短に伝える 1メール=1話題 のルールを守りましょう。

もし、2件の連絡事項がある場合は、2つのメールに分けると良いです。

3. 5センテンス程度で表現する

メールで長い文章を書くのは控えましょう。

伝えたいメッセージや依頼内容にもよりますが、ビジネスメールの内容部分は、5センテンス程度が目安です。

それくらいの長さの文章であれば、相手の対応と返信が早くなります。また、自分自身も書くのが楽になり、仕事が早く処理できるようになります。

4.フォームを守る

ビジネスメールは、決まったフォームで書くことにより、目的や内容が分かり易く、かつ感じの良いメールになります。

基本的なフォームの例:

– あいさつ
– 相手への心遣いを伝える言葉(感謝や、あれば祝辞など)
– メールの目的
– 相手への依頼事項
– 締めの言葉
– 署名

上は簡単な用件を伝えるビジネスメールの基本的なフォームです。

初めてコンタクトを取る相手であれば自己紹介が入りますし、謝罪やトラブル対応のメールであれば、トラブルの経緯や今後の対処などを書く必要がありますので、それなり長くなします。

伝えたい内容によって長さも変わる点は留意しておいてください。

5. プロフェッショナルに徹する

5. プロフェッショナルに徹するビジネスメールは、手紙ほどフォーマルではないものの、仕事である以上、礼儀正しくあるべきです。

直接顔を合わせて話したり、電話するのと違って、メールでは声色や、表情、ジェスチャーが伝わらないことを念頭に、プロフェッショナルで礼儀正しい、分別ある文体を守りましょう。

また文字の大きさやフォントについても、大きすぎたり、個性的なものは避けます。

親しい間柄であっても、以下に気を付けましょう。

– 省略や略語・短縮した言葉は避ける。
(plz ではなく please。Thanks ではなく Thank you。
I’d like ではなくI would like と書いた方が良いでしょう。)
– スラングは使わない。
– 挨拶や相手への気遣いの一文を入れて、丁寧さと思いやりを伝える。

6. 送信前に、プルーフリーディング(見直し)をする

6. 送信前に、プルーフリーディング(見直し)をする見直し(プルーフリーディング)は絶対にしましょう。ビジネスメールは長い文章ではありませんから、チェックもそう大変ではないはずです。

– スペル、文法、句読点などの間違いはないか
– 内容や依頼事項はクリアに表現できているか
– 意味を間違って取られてしまう可能性はないか
– 思い遣りや気遣いが伝わるか

送信ボタンをクリックする前に、必ずこれらを見直してから出すようにしましょう。

カスタマイズして使える英語ビジネスメールのネイティブの例文フォーマット

基本的なフォーマットの例として、3つのサンプルメールをご紹介します。相手への心遣いや感謝の気持ちを添え、肝心な用件を手短に伝えます。

サンプルメール1:社外の人への初めてのメール

————————————————
件名:Seeking a retailer in Singapore

Dear Mr. Smith,

<自己紹介>
My name is Taro Tanaka and I work for ABC Corporation. I was given your name and email address by Mr. Tom Gray at XYZ Corporation.

The reason I am writing is to let you know a bit about our products. We manufacture and sell Japanese kitchenware, and our products have gained a good reputation for their reasonable prices and good quality over the past six years.

<メールの目的>
I hope you do not mind this unexpected inquiry, but Tom thought it may interest you to know that our company is currently seeking a retailer for our wares in Singapore

You may wish to have a look at our products at our website at www.abc-kitchen12345.com.

<相手への依頼事項>
In addition to this, I will be in Singapore from 10th to 18th of October and I am wondering whether you would have the time to meet me for a discussion of our products.

<締めの言葉>
I look forward to hearing from you as to whether we could meet in person, and also if you have any inquiries, please feel free to contact me at any time.

<署名>
Yours sincerely
Taro Tanaka
Marketing Department
ABC Corporation
+81–XXXX-XXXX
tarotanaka@abc-kitchen12345.com

————————————————
初めてのメールでは、最初に、自己紹介や(必要であれば、メールアドレスを知ったいきさつ)会社の概要などが必要になります。

その後、メールの目的と、相手に対応して欲しい事柄が続きます。

サンプルメール2:社外の人への、アポイントメント変更のお願いメール

————————————————
件名: Reschedule meeting on March 20th

Dear Mr. Smith,

<感謝>
It was a pleasure to speak with you yesterday.

<メールの目的と依頼事項>
I regret to inform you that unfortunately Ms. Gray will no longer be able to attend the meeting scheduled for this Tuesday. Would it be possible for us to set a new date for March 22nd at 13:00? I am sorry for the inconvenience.

If this time is not suitable for you, she is also available on Friday between 13:00 and 15:00.

<締めの言葉>
Would you please let me know which time would suit you best? Thank you very much.

<署名>
Your sincerely,
Juliet Carter
ABC Corporation
————————————————

サンプルメール3:同僚への依頼事項

————————————————
件名: Asking for further information on XYZ

<あいさつ>
Hello James,

<相手への心遣いを伝える言葉>
Thank you very much for your advice on my proposal paper last week. As a result, Susan has decided to adopt my idea.

<メールの目的>
Right now, I’d like it if you could send further information on your new service XYZ so that I can recommend it to my clients.

<依頼事項>
Also, would you be able to get the email to me by tomorrow afternoon, as I have already arranged to meet them tomorrow evening? And, if you had some leaflets I could use, that would be even better.

<締めの言葉>
Thank you so much, again. And, I hope to hear from you soon.

<署名>
Kind regards,
Yuko Takahashi
————————————————
社内の親しい間柄であれば、Hello James, や Hi James, といった呼びかけも使えます。

英語ビジネスメールに使えるネイティブの英語表現集|カスタマイズ用

英語ビジネスメールに使えるネイティブの英語表現集|カスタマイズ用上のフォーマットを拡張して使えるよう、英語ビジネスメールの書き出しや締めによく使われる表現をいくつかご紹介します。

その他、英語メールの書き出しや、締めの部分の書き方などをご紹介した、以下の3つの記事も併せて参考にされて下さい。

 

「実用的!とネイティブが褒めた|ビジネス英語メールの書き出し文例集」

「ビジネス英語メール締めの表現集|雰囲気を作る、「ありがとう」から謝罪まで」

「英語で感謝!会議で、メールで使える「ありがとう」132フレーズ」

英語メールの書き出し

<あいさつや、相手への心遣いを伝える言葉>

Thank you for your message.
Thank you for your quick reply.
I apologize for my delay in responding.
Thank you for taking the time to meet me last Monday.

<メールの目的>

As per my earlier email __
With reference to your phone call yesterday, __
I am writing to you regarding __
I am writing to inform __
I am writing to confirm __
I am writing to ask about __
With reference to __

<相手への依頼事項>

Could you please __?
It would be great if you could __.
I would be grateful if __
Please get back to me at your earliest convenience.

<締めの言葉>
I look forward to your reply.
Thank you very in advance.
Thank you for your cooperation
If you need any further information, please do not hesitate to contact me
Should you have any questions please feel free to contact me.

まとめ

英語のビジネスメールのフォーマットさえ頭に入れておけば、目的や内容に応じて様々な表現で変化させていくことで、簡単に書くことができます。

また、スピーキングやリスニングに自信が持てない人にとっては、誤解なくコミュニケーションがとれるビジネスメールは非常に便利です。

こちらでご紹介したフォーマットや表現を参考に、実践で使い慣れていってください。

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お読み頂きまして、ありがとうございました。


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