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ビジネス英会話

英語の会議がスムーズに!司会の「挨拶」と「自己紹介」58フレーズ

2017.04.14
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英語の会議をスムーズにする、挨拶と自己紹介

2003年から、ビジネスパーソンに向けて、ネイティブ講師によるオンライン英会話サービスをご提供してきた経験から、英語での会議に参加する方、司会される方々へ、効率的で成果の大きい会議を作る方法を、具体的な英語例文とともにご紹介させていただきます。

さて、「今日は良い話し合いができた!」と思えるのは、どんな会議ですか?

時間に見合った、または、それ以上の大きな成果を生んだと実感できる会議ではないでしょうか?

では、その会議の成果とは何でしょう?

会議のタイプによって、異なるでしょうが、
– 現状の正しい共通認識ができた
– 新しい情報を得た
– 決断や判断を下すことができた
– 問題解決の方法を見いだせた
– 新しいアイディアを思いついた
– チームで良い協力関係を築くことができた
– 交渉によって、互いに納得できる条件で合意できた(【交渉の英語】状況別の表現と例文
などが挙げられるでしょう。

そんな「良い会議」を作るには、参加者それぞれが目的を達成するために準備し、司会者は参加者の思考がうまく流れて、結果を導けるように、会議を構成し、意見の交通整理をしていく必要があります。

思考や意見交換の流れを良くするよう、会議の構成は大きく3つのパートに分かれます。

1. 最初のパート – Opening Meeting
2. メインパート – Addressing Agenda
3. まとめのパート -Ending meeting
です。

この記事では、まず最初のオープニングパートの役割と効果を、英語の会議で使えるフレーズや例文とともにご紹介します。

英語センスがグッとアップ!英語でビジネスを動かす英会話カリキュラム

「英語会議の最初の部分」の概要

英語での会議、冒頭部分でやるべき事

同僚同士の打ち合わせでは簡単に済まされるかもしれませんが、比較的大きな会議、カンファレンスでは大切な部分です。

このオープニングのパートで押さえるべきは、以下の7つのポイントになります。

1. 「会議が始まる」というアナウンス
2. 挨拶と、出席者への感謝
3. 司会者の自己紹介
4. 参加者の紹介(参加できなかった人の紹介)
5. 役割・担当の説明
6. 会議の流れの説明
7. アジェンダの紹介

なお、7.のアジェンダの紹介については、この記事の最後の部分でも扱っていますが、別途、英語で会議 | ファシリテーターが議題(アジェンダ)を紹介する、ネイティブの英語表現と17の例文 の記事で詳述しています。併せてご覧ください。

「英語会議の最初の部分」の役割

「英語会議の最初の部分」の役割

オープニングパートで行われる、この7つのポイントの主な役割は、参加者の目的を共通のものとして、発言を促すための下準備を行うことです。

それぞれ、以下のような役割と効果をもたらします。

—————————————————
1. 「会議が始まる」というアナウンス
—————————————————
2. 挨拶と、出席者への感謝
—————————————————
3. 司会者の自己紹介
4. 参加者の紹介(参加できなかった人の紹介)
5. 役割・担当の説明
効果:それぞれのポジションや仕事内容、背景などを示して、お互いを知り合い、信頼関係を築くことによって、メインパートでの発言を引き出しやすくする。アイスブレイクになる。
—————————————————
6. 会議の流れの説明
効果:効率的に時間を使えるよう、参加者に全体の流れを把握させる。
—————————————————
8. アジェンダの紹介
効果:会議の共通の目的を確認し合う。
—————————————————

こうして、誰が、何のために参加していて、何を、どのような流れで話し合うのか、参加者全員が認識をシェアすることになります。

なお、この記事では、英語会議冒頭の「挨拶」と「自己紹介」にフォーカスしていますが、英語会議の司会進行 | ネイティブがビジネス会議で活用する95の英語表現 の記事では、会議全体の流れに沿った司会進行の発言について、ネイティブの英語表現をご紹介しています。(会議参加者に意見を求める、話が逸れた際に元のテーマに戻す、タイムマネージメント、会議の締めの挨拶、などの英語表現)
併せてお読みください。

英語会議での挨拶と、自己紹介の具体的な英語フレーズとテクニック

それでは、上記「英語会議の最初の部分」の概要の中で示した7つのポイントに照らしながら、具体的な例文とともに見ていきましょう。

「会議が始まりますよ」というアナウンス

英語での会議を始める時のアナウンス

会議やミーティングを始める時の言葉です。

定時の少し前から参加者は集まって、周囲の人と情報交換をしたり、考えをまとめたりしているでしょうから、まずは注意をこちらに向けます。

開始時刻になったから、みんなが揃ったからなど、ちょっとした理由を付けて始めましょう。

以下に、例文を挙げます。決まった形のフレーズなので、そのまま使って頂けます。

Why don’t we open the meeting, since it is time to start?
開始時刻になりましたので、ミーティングを始めましょうか。

I hope we’re all here. It’s time to start the meeting, so why don’t we begin?
皆様お揃いですね。開始時刻になりましたので、始めたいと思います。

Right, everyone has arrived now, so let’s get started.
皆様到着されましたので、始めましょう。

If we are all here, let’s start the meeting.
揃ったようですので、ミーティングを始めましょう。

Now that everyone is here, shall we begin?
さて、皆様お揃いですので、始めてもよろしいですか?

Shall we get down to business?
始めましょうか。

Well, since everyone is here, we should get started.
では、皆様お揃いですので、始めましょうか。

Okay, we have a lot to cover today, so we really should get started.
今日は沢山話し合う議題がありますので、早速始めたいと思います。

It looks like everyone is here today.
皆様、お揃いのようですね。

ビジネス英会話のセンスを磨く!問題点を共有する英語表現8選

英語会議での始めの「挨拶」と出席者への「感謝」の伝え方

会議での、始めの「挨拶」と出席者への「感謝」の伝え方

参加者の注意を集めたら、次に挨拶です。

忙しい中、あるいは遠くから集まってくれた参加者に感謝の言葉や、歓迎の言葉を添えると、気持ちを和ませ、スムーズに会議に導けるでしょう。

Hello everyone. Thank you for coming today.
皆様、こんにちは。本日はお集まりいただきありがとうございます。

Okay, let’s begin. Firstly, I’d like to welcome you all.
それでは始めたいと思います。まず、皆様のお越しを心より歓迎いたします。

I think we’ll begin now. First I’d like to welcome you all.
始めさせていただきます。皆様のお越しを心より歓迎いたします。

Thank you all for coming at such short notice.
急なお呼びたてにも関わらず、お集まりいただきありがとうございます。

I really appreciate your attendance to this meeting.
ミーティングにご出席いただき誠にありがとうございます。

It’s great to see you all here. Why don’t we begin the meeting now?
皆様にお集まりいただき大変嬉しく思っております。それではミーティングを始めましょうか。

I’m really pleased to have you here at our meeting today to talk about how we can gain new clients in the coming year. If you don’t mind, let us begin our talks.
来年度いかにして新規顧客を獲得するかについての打ち合わせに、ご出席いただき大変嬉しく思っております。差し支えなければ、早速始めたいと思います。

ビジネス英語の上達に役立つ記事(シリーズ)も併せてご覧ください。

司会者の「自己紹介」

英語会議での、司会者の自己紹介

次に、司会者の自己紹介です。

名前と共に、自分の仕事内容やポジションを明らかにすることで、どういう知識や背景をもって司会をしているのか、参加者が認識できるようにしてあげます。

会議の雰囲気にもよりますが、ユーモアを交えるのも良いかもしれません。

Firstly, I’d like to introduce myself. I’m Pat Cloughan.
はじめに自己紹介をさせてください。私はパット・クローハンです。

For those of you who don’t know me yet, I am John Ellington, formerly from ABC Engineering, and I’ll be assisting our Managing Director to set up the new factory.
まだ私をご存じない方のために、私はジョン・エリントンです。以前ABCエンジニアリングで勤務しており、今後は新工場建設の責任者を補佐していきます。

I know most of you, but there are a few unfamiliar faces. I am Jackie Levine.
ほとんどの方を存じ上げていますが、数名まだの方がいらっしゃるので。私はジャッキー・ラビーンです。

I’d like to take a moment to introduce myself, I am Joanne Marr.
自己紹介をさせてください。私はジョアン・マーです。

Hi everyone. I’m James Scott. I’ll be acting as Lisa’s assistant while Lucy is away on maternity leave.
皆様、こんにちは。私はジェームズ・スコットです。ルーシーが産休中、リサのアシスタントを務めます。

I’m glad to be here. My name is Judy Black, and I will be working with the team on product evaluation.
ここに出席できて嬉しく思っています。私はジュディー・ブラックで、製品評価の部門で働きます。

英語面接での自己紹介については、英語面接 | 成功する「自己紹介」の作り方と挨拶!タイプ別例文10選 をご参考にされて下さい。

会議の参加者を紹介する

会議参加者の紹介

その日の参加者を紹介することも、司会の役割です。

特に、公式な会議や、大勢が参加するミーティングでは、互いの名前やポジション、役職、仕事内容を知らない場合もあるでしょう。また、メンバーが新しく加わってくることも珍しくありません。

新しい参加者については、仕事に関する簡単な情報を加えて、紹介しましょう。

I’d like to introduce a new member to the department, Reginald Walters.
この部門の新しいメンバーを紹介します。レジナルド・ウォルターさんです。

I’d like to take this moment to introduce our new tour coordinator, Ann Gray.
少しお時間をいただいて、新しいツアーコンダクターのアン・グレイさんを紹介させてください。

May I present my colleague, Hugh Jackson?
同僚のヒュー・ジャクソンを紹介させてください。

Please join me in welcoming our new recruits to the Finance Department.
財務部の新入社員を紹介しますので、皆様一緒に歓迎してください。

I’d like to extend a warm welcome to Marie Pascal, who has come all the way from France to be with us today.
今日、はるばるフランスから来てくれたマリー・パスカルさんです。温かくお迎えしたいと思います。

We are pleased to welcome our guests who have come from London to be here with us today.
今日はロンドンから来てくださったゲストを喜んでお迎えしたいと思います。

For anyone who hasn’t met our new Human Resources Manager yet, this is Mike MacKay.
まだお会いになってない方のために。新しい人事担当マネージャーの、マイク・マッケイさんです。

It’s a pleasure for me to welcome Kris Baillie, who will be working for us as a Marketing Advisor.
我々のマーケティングアドバイザーとなってくださるクリス・バイリー氏をお迎えできて、光栄です。

I’m happy to be able to introduce to you Max Welling, who originally comes to us from ABC Company.
ABC社から来てくれたマックス・ウェリングさんをご紹介できることを嬉しく思います。

会議の欠席者について

いつも参加しているメンバーや、何か役割を果たす予定だった人の欠席については、最初に説明をしておくと良いでしょう。

Unfortunately, Sarah cannot join us today, as she was called away on urgent business.
残念ですが、サラは急な仕事が入り、今日は会議に出席できなくなりました。

I have received apologies for absence from Jed Hall, Mary Ray, and Andrew Hastings.
ジェッド・ホール、マリー・レイ、アンドリュー・ハスティングスより欠席のお詫びが届いています。

I’m sorry to say that we will not have Jake Spelling here with us today, as he had to attend an urgent appointment.
残念ですが、本日ジェイク・スペリングさんは、緊急の予定が入ったため欠席です。

Mike will be taking the minutes today, as Nancy is currently unwell.
ナンシーが体調不良のため、本日はマイクが議事録を取ります。

Mike will be standing in to take the minutes today, as our usual scribe has been taken ill.
本日はいつもの書記が病気のため、マイクが代わって議事録を取ります。

If you notice anyone missing, please let Kevin know so he can make a note of it.
欠席されている方がいる事に気づかれましたら、記録いたしますので、ケビンまでご連絡ください。
※出欠が確認できない人が居る場合

会議の中での役割・担当の説明

お互いに名前と顔が分かったところで、その会議の中で、書記や、報告をしてくれる人など、何らか役割・仕事をしてくれる人について、感謝の気持ちと共に紹介します。

Roger Coleman has kindly agreed to take the minutes today.
本日はロジャー・コールマンさんが議事録を取ってくださいます。

John Hughson will be presenting the seminar on how to get the maximum returns for your investments.
投資のリターンを最大化する方法についてジョン・ヒューソン氏にお話いただきます。

Patricia King has kindly agreed to give us a report on changes in the European market.
ヨーロッパ市場の変化についてパトリシア・キングさんに報告してもらいます。

Mark Mason will lead the first topic from the agenda.
マーク・メイソンさんに最初の議題について進行してもらいます。

Peter, would you mind taking the minutes today please?
ピーター、今日の議事録を取るのをお願いできる?

Andy Greene will give us a brief presentation on adapting to a changing market.
「変化する市場への対応」についてアンディー・グリーンが発表します。

John MacKrae will be happy to take your questions after the presentation.
ジョン・マックレー氏が、プレゼンのあと、質問を受け付けます。

It’s my turn to take the minutes, so please let me know if there’s anything special you want me to make a note of.
私が議事録を取る番なので、何かメモをした方がいいことがあればお知らせください。
※議事録を取る人自身が、自分の役割を説明する場合

会議の流れと、アジェンダ(目的)を説明する

会議の目的を説明

参加者と流れが分かったら、一番大切なこと、「会議の目的」を確認します。

これによって、いよいよメインに入る準備が整うことになります。

I’ve called this meeting today in order to discuss the changes we need to make in the division to improve efficiency.
今日は、この部門の効率化を図るためにどのように変えていくべきかを話し合うために集まっていただきました。

As you can see here on the agenda we have quite a lot to get through today.
議題をみていただくとわかる通り、今日は沢山のことを片付けていきますよ。

Firstly, we’ll be talking about the new factory we have established in China.
はじめに、中国に設立した新工場について話しをしましょう。

First of all, we’ll discuss ways that we can sell more of our products.
After that, we’ll be looking at how to retain existing customers.
Followed by that, we will consider what we should do to maintain our competitiveness in the market.
はじめに、製品の販売数増加のための方法について話し合いましょう。
そのあと、既存顧客の囲い込みについて話しましょう。
それに続いて、市場での競争力を維持する方法について考えていきたいと思います。

If time allows, we will also cover alternative market strategies to stay ahead of the game.
時間に余裕があれば、市場で先行し続けるために、他に取るべき市場戦略があるか話し合いたいです。

Secondly, we’ll look at who we should appoint to manage our overseas branches.
次に、海外支店の管理者の選任についても考えていきたいと思います。

Next, I’ll ask you for feedback (comments, your opinion, your views, suggestions, ideas) on how we can use our presence on the Internet to bolster our market image.
次に、インターネットにおける当社の存在感を、マーケットイメージの強化にどう利用するか、フィードバック(コメント、意見、見解、提案、アイディア)をお聞かせください。

And finally, we’ll discuss methods to keep the loyalty of our existing customers.
そして最後に、既存顧客の当社へのロイヤリティーを維持する方法について話し合いたいと思います。

We are here today to talk about the reasons for the restructuring of this organization.
組織のリストラが必要になった理由について話すために集まっていただきました。

We are here to discuss ways that we can save money on everyday materials.
日用品にかかる出費を抑える方法について話し合いをします。

We’ve arranged this meeting to inform you of the new changes to company structure.
当社の組織変更についてお知らせするためにミーティングを開きました。

まとめ

会議の本題に入る前の、導入部分で話すべき点を、英語例文とともに、ご紹介しました。

ご紹介した英語フレーズは、会議の規模、参加者の属性、雰囲気によって、適したものを選び、応用して使って頂ければと思います。

各アジェンダについて話し合うメインの部分、最後のまとめ部分については、また別の記事にてお伝えさせて下さい。

「良い会議を作れる」という評価は、きっと、あなたのキャリアにとっても大きなプラスとなってくれます。

是非、ご参考にして頂いて、しっかりと準備して臨んで下さい。

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お読み頂きまして、ありがとうございました。


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