ビジネス英会話

英語で報告|評価が変わる!ネイティブの状況・進捗の報告例文集【会議、メールなど】

2017.12.09
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状況や進捗を英語で報告|職場での評価が変わる!ネイティブの報告の仕方、英語表現集【会議、メール編】

企業という組織の中で働く以上、指揮系統 (Reporting line)に基づく「報告」は必須事項です。その意味で、企業で働く誰にとっても「報告」は身近なトピックと言えるでしょう。

「あなたは、報告は得意ですか?」

報告で大切なのは、報告内容であって、得意、不得意の問題ではない、とお思いになるかもしれませんが、実際は、上司が受け止め易い報告の仕方、不安にさせられる報告の仕方、安心して任せられると感じる報告の仕方など、様々あります。

報告の仕方や言い方は、聴き手(上司)のリアクション、受け止め方に影響しますし、それが、その後の判断、仕事の進め方、進む方向を決めていくことになります。当然、報告した「あなたへの評価」にも関わってくる可能性はあります。

今回は、英語で「報告」をしている方々へ、お役に立てるような報告の仕方と英語表現をご紹介させていただきます。

併せて読みたい記事:上司もホッと安心!進捗や最新情報を報告する気の利いた英語表現8選

ご紹介する「報告」の英語表現の概要

1.報告する、英語の基本形|どこで報告するときにも使える汎用表現
2.現状を報告する|最も多い「報告」の形を攻略
3.良い報告をする|「他社よりずっと先行しています」など
4.悪い報告をする|「上手くいってない」「選択肢は限られている」など
5.手短に報告する|ポイントは「手短」にしていると伝えること
6.進捗を報告する|「スケジュールより進んで/遅れています」など
7.意見を含めた報告|「ビジネス拡大の絶好の時期です」など
8.可能性を報告する|「~の可能性は高い/ほとんど無いです」など
9.数字を示して報告する|「市場の~%を占める」など

1.「報告する」英語の基本形|~について報告する

「報告する」英語の基本形|~について報告するまずは、スタンダードな表現から。良い報告、悪い報告、どんな状況でも使えるプレーンな表現です。

 

『~について報告します』

report on __

仕事の中で、報告を上げるのに、非常に汎用性の高い表現です。~についての部分は、助詞に on を使います。

<例文>
The delegates for each nation should report on their country’s progress toward achieving its goal.
各国の代表者が、その国の目標達成のための進捗状況を報告すべきです。

<例文>
I wanted to give you a report on the status of the project.
プロジェクトの状況についてご報告したかったのです。

『~の件については』

When it comes to the issue of ~

もともと、when it comes to ~で、「~と言えば、」「~のこととなると、」「~のときには、」「~に関しては、」といった多様なニュアンスがあります。

そこにちょっと堅めの、the issue of~が加わった表現で、仕事でもカッコよく使って頂けると思います。

<例>
When it comes to the issue of paying for the items we have purchased, I have no problem paying straight away.
購入した商品に対する支払いについては、問題なくすぐに行えます。

『~に関しては、現状、』

So far as things go at the moment,

何の件について報告するのか、まずはハッキリさせるための表現です。

~に関して、~については、という表現には、他に
with regard to __
with respect to __
in regard to __
with reference to __
regarding __
concerning __
など、多数あります。

「~については」という発言は頻出ですので、様々な表現を使って、発言に変化をつけましょう。

<例文>
So far as things go at the moment, the average Japanese worker experiences a lot of frustration as a result of their economic bargaining power getting behind that of other nations.
現状、日本人は他の国の人達に比べて価格交渉力が弱いため、一般の日本の社会人は非常にフラストレーションを感じています。

<例文>
I think that Japan is one of the strictest countries in the world in regard to giving out work visas and permanent residency status.
就労ビザや永住権については、日本は世界でも最も厳しい国の一つです。

 

2.現状を報告する|おそらく最も多い「報告」の形

現状を報告する|おそらく最も多い「報告」の形チームで仕事をするとき、その役割や現場の担当者として、リーダーから現状の報告を求められることは多いでしょう。おそらく最も多い報告の形とも言えるので、様々な英語表現を使えると重宝するはずです。

 

『現状をお知らせします』

Let me fill you in on our current status.

現状報告の枕詞として使える、便利でスマートなフレーズです。会議などでの報告の一言めに、カッコよく使ってみてください。

<例>
Let me fill you in on our current status. The first quarter profits have been much higher than expected.
現状についてお知らせします。第一四半期の利益は予測を上回りました。

『現状では(今のままでは)、』

As it stands now,

日本語で会議をやっていても「現状では」という言葉を頻繁に使っていることと思います。

英語でも、やはりよく使います。例文のように文頭でも使えますし、文末に置くことも、もちろん可能です。

<例>
Actually as it stands, it is just a U.S. company, but the head wants ABC Company to become global.
現状はアメリカのみの会社ですが、首脳部は、ABCがグローバルカンパニーになることを望んでいます。

『~に現状を知らせる』

to apprise __ of the current situation,

to apprise someone of __で、「~を知らせる」という意味です。

<例>
I’m preparing documents and slides for the meeting in order to apprise them of the current situation.
現状を知らせるため、ミーティングに備えて書類とスライドを用意しています。

『~の現状を説明する』

describe the current status of __

現状について、細かく説明します。会議やプレゼンなど、相手にしっかり分かってもらう時に重宝します。

<例>
Before talking about the commercialization plan, I’d like to describe the current status of the hardware business.
商品化についてお話しする前に、ハードウェア事業についてご説明したいと思います。

『最近の調査からわかるのは』

The current research suggests that ~.

会議で、内容を論理的に報告する際には、その根拠を提示することはとても大切です。

その根拠を、文章の一番始めに置くことは、これから始まるのが論理的な話しであることを予告するのに、とても有効と言えるでしょう。

<例文>
The current research suggests that we should cut our losses with this product and develop a new model that will hopefully be more successful with consumers.
最近の調査から、この製品についてのロスを減らし、より顧客に受け入れられるような新型モデルを開発すべきだということです。

『~の最新情報を報告します』

give you an update on __

逆に、報告を得る場合には、get an update on __ になります。併せて覚えましょう。

<例文>
The purpose of today’s meeting was to give you an update on the current sales situation.
今日のミーティングの目的は、皆さんに現状の売上げの最新情報をご報告することでした。
<例文>
I would like to get an update on Fair Trade products, since I have not seen that term arise recently on news stories.
フェアトレード商品について、最近見聞きしていないので、その最新情報を知りたいのです。

 

3. 良い報告をする

良い報告をするビジネスが良い方向に進む時の報告は、受ける方も告げる方も嬉しいものです。

 

『逃すには惜しいオファーですよ』

This is an offer too good to pass up.

キャンペーン中のため。閑散期のため。人員活用のため。
様々な理由で、いつもよりお得な条件を引き出せるということはあるものです。

そんな時、自社に戻って、上司に報告する第一声は、This is an offer too good to pass up!

<例>
In my opinion, this is an offer too good to pass up. We may never have an opportunity like this again. I suggest that we sleep on it and have a meeting on Monday to discuss our options.
思うに、これは逃すには惜しいオファーです。こんなチャンスは二度とないかもしれません。しばらく考えてみて、選択肢について月曜日に話し合うというのはどうでしょうか。

『我々は他社よりずっと先行しています』

We are way ahead of other companies.

他社との競合の状況を報告する際に使える表現です。ちなみに、「あたなより先を行っていますよ」という場合は、I’m way ahead of you. となります。

<例>
We have incorporated your designs into our new product launch. Now we are way ahead of other companies.
あなたのデザインを新しい商品にも取り入れさせてもらいました。今、我々は、他者よりずっと先行しています。

『~には問題が無いようです』

It seems that there are almost no problems with __.

大規模なプロジェクトなどで、詳細まで把握しきれていないものの、大枠は大丈夫という時、少し緩く表現できる言い方です。
全く問題が無いと言い切る場合は、There are no problem with __.

<例文>
After consulting with the company’s legal staff, it seems that there are almost no problems with implementing the new policies requested by the Board.
会社の法務担当と相談したところ、取締役会が求める新たな施策を実行することは、問題ないようです。

 

4. 悪い報告をする

悪い報告をする悪い報告こそ、早くチームでシェアし、良い方向へ進めるように考え、動く必要があります。上手く報告できる英語表現をいくつか挙げます。

『残念ですが、うまくいっていません』

I’m afraid that this isn’t working out.

これを言うこと自体が残念なことですが、上手く進んでいない事実を報告した上で、次の展開へと誘う際に、とても有効な表現です。

また、交渉が行き詰まったときに、別のアプローチを探るきっかけとしても使えます。

<例文>
In spite of the number of negotiating sessions, we still can’t reach an agreement. We’ve given them our bottom line and have no further room for negotiation. I’m afraid that this isn’t working out.
何度も交渉を重ねてきましたが、まだ合意には至っていません。我々はボトムラインを提示し、これ以上交渉の余地はありません。残念ですが、上手くいきません。

『ひどい失敗に終わる、炎上する』

go up in flames

別の英語に置き換えると、end horribly といったような、酷い失敗に終わるという意味です。また、最近よく見られる、SNSでの「炎上」などを表すときにも使える表現です。

あまり使いたくないですが、「大変なことになっている」状況であれば、できるだけ早く上司や同僚に報告し、問題をシェアして解決策を考えた方が良さそうです。

<例>
We need to be extremely careful with this client. We don’t want this relationship to go up in flames.
このお客様には特に気を付ける必要があります。関係が最悪にならないようにしたいと思っています。

『できることは殆どありません』

There’s not much that we can do about ~.

良い状況ではありませんが、There’s not much ~を使う状況は、
例えば、There’s not much gain. (儲けはあまり無い)、
There’s not much difference. (あまり違いは無い)、
など、よくあります。

打つ手があまりない難しい問題を報告するときに使える表現です。

<例>
There’s not much that we can do about this problem until next week, when we’ll be able to hold a meeting to discuss possible solutions.
来週まで出来ることは殆どありません。来週になれば、ミーティングを開いて解決策について話し合えるでしょう。

『現状、選択肢はかなり限られていますね』

Our options look fairly limited at the moment.

最終的に1を選択するにしても、選択肢が多くあると少し安心できるのが人間の心理でしょうか。ただ逆に、選択肢が少ないからこそ、それに集中して上手く遣り遂げることができる、ということもあるかもしれません。

良い場合でも悪い場合でも、取れる選択肢が少ない状況を報告する際に使えます。

<例文>
Our options look fairly limited at the moment but we can always create new options by reexamining all aspects of the situation and thinking outside the box. Some of the best and most innovative ideas have come to people when they think all hope is lost and I believe this to be the case in this situation as well.
現状、選択肢はかなり限られていますが、状況の全ての側面を再検討し、既存の枠にとらわれずに考えることで、いつも新しい選択肢を作り出すことができます。最高の、そして最もイノベイティブなアイディアは、全ての希望が断たれた時に舞い降りてくるもので、今回もそうだと私は思っています。

 

5.手短に報告する|ポイントは「手短」にしていると伝えること

ビジネスの中で、良い内容にせよ、悪い内容にせよ、物事の要点を捉えて手短に伝える技術は大切です。

忙しい相手も、以下の表現から始めれば、耳を傾けてくれるでしょう。

『~を要約してお話しします』

Let me give you a short summary of ___.

新しい技術、最近のトレンドなどを扱った展示会で得た知識や、営業先で見聞きした情報を社内でシェアするのは大切なことです。

詳細を逐一説明するより、時間節約のためにも、まずは、特に役立ちそうな情報を、かいつまんで報告するときに使えます。

<例>
The meeting I attended overseas went really well. Please let me give you a short summary of what happened in that meeting. I’d like to let you all know, so that we can make plans.
海外で参加したミーティングは非常に上手くいきました。会議でのことを要約してお話しさせて頂きます。今後の計画のために、皆さんに知って頂きたいのです。

『簡潔に言います。』

I’ll be brief.

日本語でもそうですが、込み入った事情から報告するよりも、まずは簡潔に内容を伝えてから、事情を伝えた方が聴き手に伝わり易いものです。

I’ll be brief. と話し始めると、要点を話すことのシグナルになります。

<例>
I’ll be brief. We just need a few more sales by the end of the year to make sure we are in the black.
簡潔に言います。黒字を確保するには、年末までにもう少し売上げが必要です。

 

6.進捗状況を報告

進捗状況を報告仕事は常に、スケジュールとの闘いです。進捗状況の確認と報告は、職場の会話の中で、頻出の表現です。

『予定より遅れています』

__ is behind schedule.

仕事が締切りに遅れては、まさに仕事になりませんが、仕事の過程で、予定よりも進行が遅れることは、よくあることだと思います。

大切なことは、原因を突き止めて、遅れを取り戻すこと。そんなときに、以下の例文はお役に立てると思います。

<例>
Production of the new model is behind schedule. The Board is expecting a full report on what’s causing the delay.
ニューモデルの製造は予定より遅れています。取締役会は、何が原因で遅れているのか、仔細な報告を求めています。

『予定より進んでいます』

__ is ahead of schedule.

上の「予定より遅れています」の、逆の状況を示す表現です。

予定より進んでいるのが、いつでも良いかというと、そうとは言えず、例えばイベントの進行のように、予定より先に進むと、調整が必要になってくるという場合もあります。

以下の例文では、全体の計画の中で一部署が予定より進んでおり、調整のため、他部署のスケジュールを繰り上げるというものです。

スケジュール管理は、報告の頻度が多くなるシチュエーションです。

<例>
Our marketing team’s plans for launching the new product are ahead of schedule. We should find out whether the factory production schedule could be pushed forward.
新製品立ち上げのための販促チームの計画は予定より進んでいます。工場で生産スケジュールを前倒しできるかどうか考えてみるべきです。

『まだまだ続く状況です』

far from over

文字通り、「終わりからは程遠い」、「終わりが見えない」といった状況で使われる表現です。

仕事の処理に明け暮れて、この表現のお世話になることはよくあるでしょう。

<例文>
The crisis we are facing after having to recall that defective product line is far from over. We will still have to field media enquiries for the next few months, and we will have to work hard to convince the public that our replacement line of products is of the highest standard.
欠陥品改修後に直面している危機は、まだまだ続いています。今後何か月か、メディアからの問い合わせへの対応をしていかなければならず、皆さんに我が社の代替製品は最高水準のものであることを、一生懸命訴えていかなければならないでしょう。

『終わりです』

is nearly at an end

上のfar from over とは逆に終わが見えている時に使います。こう報告できる状態になると、ホッとしますね。

<例文>
A series of procedures is nearly at an end.
手続きも、ほぼ終わりです。

 

7.意見を含めた報告

意見を含めた報告報告をする際には、情報のみを素で出すというより、情報に基づいてある程度の意見を含めることが多いかと思います。また、情報を直に得た人のもつ感触は貴重で、考えを求められることもあるでしょう。

『ビジネス拡大の絶好の時期です』

This is a ripe and expanding business opportunity.

ripe という単語で、機が熟しているというニュアンスを伝えます。絶好の機会を逃さないように、セールスの状況や感触を報告する際、是非、この表現を活用してください。

<例>
This is a ripe and expanding business opportunity. We will be able to sell our electronic goods to the South East Asian market for a long time to come if we can begin making inroads into that market now.
ビジネス拡大の絶好の時期です。今、東南アジアのマーケットに入っていければ、今後長期にわたって、我々の電化製品をこの地域のマーケットで販売できるでしょう。

『~のような気がします』

I’m getting the impression that ~

数字や形に顕れなくても、何かしらの変化や動きを肌で感じることはあるものです。事実ベースだけでなく、こういった肌感覚も報告できる表現です。

<例>
I’m getting the impression that they doubt the success of this system, so I am going to send them a copy of our research.
彼らはこのシステムの成功を疑っているような気がするので、調査のコピーを送っておこうと思います。

『~は、もうわかっています』

I can already tell that ~.

少し先の展望について認識を明らかにし、今後に備える時などに使える表現です。

例文では、作業が納期に間に合わないことを事前に報告し、人員の補充を依頼しています。

<例>
I can already tell that we will not be able to meet our deadline. Could we borrow some of your team members to help us tomorrow? I would greatly appreciate it.
期限に間に合わないのは、分かっています。明日、あなたのチームから何人かヘルプをお願いできませんか?そうして頂けると、とても有難いです。

『~かどうか、まだわかりません』

It is still unknown if ____.

聞かれた事柄について、常に確かな報告が出来るとは限りません。ただ、例文のように、「まだ分からない」状況ながら、見通しを付け加えれば、報告を受け取った側も、判断を下しやすいでしょう。

<例>
It is still unknown if this will be fruitful in the end. However, as this company values cutting edge research and development, we will continue to invest in this project until the year end.
最終的に成果がでるかどうかは、まだ分かりません。しかし、この会社は最先端のリサーチと開発を大切にしているので、年末までこのプロジェクトに投資を続けます。

『私が思うには・・・』

The way I see it is __

どう考えているか、どのように状況を捉えているか、といったことを報告するときに、とても便利な表現です。

発話の中で、”I think” を多用しすぎていると感じる方は、一部をこちらに変更するのもいいでしょう。

<例文>
The way I see it is if we can keep the new business going as it is, we should be assured of a constant flow of customers ready to use our services for the next ten years.
私が思うには、今のように新しいビジネスを続けていけば、今後10年間、私達のサービスを使いたいという顧客をコンスタントに得られるのは確実です。

 

8.可能性を報告する

可能性を報告する私見と同様に、担当者の見通し、予測の報告は、大きな判断材料になります。

『~の可能性は高いですよ』

~ has a higher likelihood of ~.

その可能性は無い、有る、低い、高いなど、ビジネスでは、可能性の話しをする機会は多いものです。

ちなみに、その可能性は高い、という表現については、この a higher likelihood of ~の他にも、a higher likelihood that ~ というように節での表現も可能です。

<例>
(1)The other company has a higher likelihood of having its tender accepted for the new building.
(2)There is a higher likelihood that the other company will have its tender accepted.
他の会社が入札を得られる確率が高いです。

『~する可能性は高いと思われます』

I think there’s a strong possibility that __.

同様に、可能性が高いときに使える言い方です。是非、この表現も使ってみてください。

<例>
We need to act soon if we are going to be able to corner this market. I think there is a strong possibility that another competitor will come on the scene if we delay too much. This is a growing market that many people will be looking to exploit.
この市場を独占したいなら、すぐ動くべきです。遅くなれば、他に競合が顕れる可能性が高いと思われます。成長しているマーケットですから、多くの企業が開拓を狙っています。

『その可能性はほとんど無いですよね』

There’s only a slight chance that ~.

「それはまず無い!」というような場合の表現です。

ただ、会話の文脈と言い方によっては、逆に「わずかですが可能性がありますよね。」という雰囲気になることもあるので、示したい真のニュアンスが伝わるよう、気を付けて使いましょう。

<例>
There’s only a slight chance that the market will pick up soon, so I think we should prepare for a continuing decline in sales.
市場がすぐに上向になる可能性はほとんど無いですから、引き続き販売の減少に備えるべきです。

 

9. 数字データを示して報告する

数字データを示して報告するよく言われることですが、報告や説明の際、数字を示すとグッと説得力が増します。表現を増やして、得た数字情報を上手く活用しましょう。

『具体的な数字』

hard numbers

企画や営業の職種に就いている方々には、必須ワードです。企画するプランや営業成果の報告時に、数字の提示は、説得力を増すためにも非常に大切です。

仕事で使う数字には、いろいろあって、例えば、以下のようなものもあります。

– round number 概算、丸めた数字
– ballpark number 近似値(ballpark figure 概算)
– estimate 概算、見積り

参考にされてください。

<例>
I have submitted our proposal to them for the new power plant that they wish to build in their city. After they have reviewed out hard numbers, we will discuss the service aspect of our business.
彼らの街に建設したいと考えている新たな発電所についての提案書を提出しました。彼らが具体的な数字を見直した後に、我々のビジネスのサービスの面について話します。

『市場の~%を占める』

corner __ % of the market.

市場の占有率は、マーケット(市場)についてまとめ、報告するとき、よく出る言葉です。

ちなみに、この「市場」が世界市場のときには、the market worldwide という言い方もするようです。

<例>
The product currently corners 70% of the market. Our goal for the next quarter is to increase it to 75% and then 80% in the following quarter.
その製品は現在市場の70%を占めています。我々は、次の四半期で75%まで、その次の四半期で80%まで伸ばすことです。

『その数字は仮置きのものです』

The figures are tentative.

数字を扱う際には、正確に越したことはありませんが、正確さにあまり拘りすぎては、仕事が進まないこともあります。

見積りベースで判断するために、仮置きの数字を用いることは、よくあることだと思います。

「~の数字は仮置きです」とするなら、例文のように、The figures in ~ are tentative. の表現が使えます。

<例文>
The figures in our estimate for future sales are tentative, so we will need to do another analysis closer to the date when we have set up our overseas outlets.
今後の売上げの見積額は仮置きの数字です。海外での販路が準備できる頃に、再度分析する必要があります。

まとめ

1. 会議やプレゼンテーション、ちょっとした打ち合わせ、上司と廊下ですれ違った時に手短な報告をするときなど、活用していただける「報告」のシーンは様々です。

2. プロジェクトの進捗状況、セールスの増減、業界の動向、最新技術についての報告などの英語例文もご活用ください。

3. 英語表現のご紹介に留まらず、ネイティブスピーカーの英語例文も付けてあります。是非ご活用ください。

あ、この表現、使ってみたい!ネイティブスピーカーのお墨付き

ビジネスでの挨拶、社交の場、 会議、
テレカンファレンス、交渉、 英語面接、
自己紹介、リーダーシップ、
プレゼンテーション、時事英語、英語メール、
…など。

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